O ambiente corporativo é dinâmico e envolve incertezas e riscos para empresas de todos os tamanhos.
Nesse contexto, contar com um sistema de gestão é fundamental para otimizar processos, aumentar as vendas e garantir a continuidade dos negócios.
No entanto, escolher o sistema certo para sua atividade nem sempre é uma tarefa fácil. Hoje, as empresas possuem uma série de opções, com recursos, preços e abordagens diferentes.
De fato, cada segmento empresarial possui necessidades específicas, que devem ser consideradas no momento de escolher um sistema.
A seguir, você irá conhecer algumas dicas para escolher o sistema certo para papelarias, da gestão à frente de caixa. Confira!
A importância de um sistema de gestão
Antes de apresentar as dicas para escolher um sistema para papelarias, é importante ressaltar a importância dessa estratégia.
Primeiro, vale destacar que, os sistemas ganham importância ao processar os dados das entradas da empresa para gerar informações úteis para o gerenciamento de suas operações.
De fato, como você gerencia as operações da sua empresa depende das informações que você possui.
Os sistemas podem oferecer informações mais completas e recentes, permitindo que você opere sua empresa com mais eficiência.
Você pode usar sistemas, por exemplo, para reduzir custos, impulsionar as vendas e para melhorar o atendimento ao cliente.
Além disso, os relatórios gerenciais podem ajudá-lo a tomar melhores decisões, fornecendo todas as informações de que você precisa e medindo os resultados de suas ações ou iniciativas estratégicas.
Finalmente, um bom sistema oferece suporte completo à sua operação, permitindo a otimização dos fluxos de trabalho, automatizando tarefas manuais, dentre outras coisas.
Agora que você já conhece algumas das vantagens do uso de um sistema, confira as dicas de como escolher a solução certa para papelarias.
Recursos essenciais de sistemas ERP para papelarias
As soluções de software ajudam no gerenciamento de suas contas e operações, permitindo que seu negócio prospere.
Assim, quando os sistemas, como soluções ERP, têm o máxim o de recursos e benefícios, eles trazem melhorias para todos os processos e funções de negócios.
Por isso, é importante que você identifique recursos essenciais da operação de papelarias, como:
1. Gestão de estoque
O estoque é uma área crucial para qualquer empresa do varejo. Portanto um sistema ideal para papelarias deve contar com um módulo específico para sua gestão.
Com um bom controle de estoque, você pode, por exemplo, identificar os produtos que possuem maior e menor giro, calcular o custo adequadamente, entender quais itens possuem melhor margem de contribuição e assim por diante.
Com base nessas informações, você tem condições de planejar melhor suas compras, definir políticas de descontos e implementar estratégias para melhorar suas vendas, por exemplo, dando destaque aos seus produtos que possuem mais saída.
Além disso, uma gestão eficaz de estoque garante que você não venha a ter problemas como a falta ou excesso de produtos.
Vale lembrar que a indisponibilidade de um produto pode frustrar seus clientes e fazer com que ele procure a concorrência. Portanto, além de perder uma venda, você pode perder também um cliente fiel.
Já o excesso de determinado produto em estoque, além de ocupar seu espaço físico que poderia ser utilizado para outros itens, representa um recurso represado. Ou seja, o dinheiro que você utiliza para comprar produtos além do necessário poderia ser utilizado para pagar suas contas ou ainda poderia ser aplicado em investimentos.
Ao analisar esses diferentes pontos, fica evidente que gerir o estoque de maneira eficaz é essencial para o bom andamento das operações de uma papelaria. Portanto, é fundamental contar com um sistema que ofereça recursos avançados de gestão dessa área.
2. Integração entre diferentes áreas
A gestão eficaz de uma papelaria vai além do estoque. Você também precisa ter controle sobre suas vendas, compras e, principalmente, de suas finanças.
Portanto, a utilização de um sistema que contemple todas essas áreas é fortemente recomendável. Mais do que isso, é fundamental que todas elas estejam integradas.
Isso porque, tal integração otimiza uma série de processos, por meio de automatizações e garante que você tenha acesso a informações mais confiáveis com menos trabalho.
Um sistema integrado permite, por exemplo, que ao registrar uma nova compra de estoque, você tenha essa informação tanto no seu módulo de estoque, quanto na sua aplicação de fornecedores a pagar.
Da mesma forma, ao realizar um pagamento, você tem o registro da baixa do saldo da sua conta bancária e também da sua dívida.
Ou seja, essa integração permite que você tenha acesso a informações mais atualizadas e também automatiza uma série de tarefas manuais.
Assim, você pode visualizar todas as informações da sua empresa diretamente no sistema, sem necessidade de atualizar uma série de planilhas ou realizar uma série de tarefas manuais repetitivas.
3. Relatórios gerenciais
Um bom sistema para papelarias deve oferecer relatórios gerenciais e gráficos que permitam que você acompanhe a operação de sua papelaria de forma rápida e eficaz.
Assim, você pode, por exemplo, acompanhar a evolução das suas receitas e despesas ao longo do ano, identificar picos de vendas, verificar o desempenho de cada vendedor, dentre outras coisas.
Tudo isso, ajuda você a tomar decisões embasadas em dados e também permite que você acompanhe o efeito de determinadas ações em sua operação.
Por exemplo, se você incorpora um novo meio de pagamento em determinado mês, você pode identificar qual o impacto que isso teve em suas vendas nos meses subsequentes.
Os relatórios gerenciais também ajudam você a acompanhar o seu orçamento, identificar variações não esperadas e que merecem ser investigadas dentre outras diversas possibilidades.
4. Interface de usuário
A interface de usuário é uma consideração importante a ser feita no momento da escolha de um sistema de gestão.
Se você não consegue navegar no sistema com todos os recursos essenciais e extras adicionais, ele se torna ineficiente.
Em suma, é fundamental que você utilize um sistema que, ao mesmo tempo, ofereça recursos essenciais de gestão, suporte completo à sua atividade e que seja fácil de utilizar. Afinal, não adianta oferecer diversas funcionalidades se sua equipe não conseguir fazer uso delas de maneira eficiente.
Ao procurar a melhor interface de usuário de ERP, determine sua configuração, capacidade de resposta e intuitividade. Uma interface de usuário também deve ter um design mínimo para evitar a superlotação da tela e erros durante a execução de tarefas.
5. Integração com plataformas de e-commerce
A pandemia mudou o comportamento do consumidor em grandes e pequenas maneiras – e os varejistas estão respondendo na mesma moeda.
Hoje, empresas de todos os tamanhos e segmentos reforçaram sua presença online e, em sua maioria, estão oferecendo algum canal de venda online.
Portanto, se sua papelaria ainda não tem um e-commerce, é melhor você começar a planejar para isso, caso contrário, você poderá ficar para traz da sua concorrência.
No início de 2021, o EY Future Consumer Index (Index), que pesquisou milhares de consumidores desde os primeiros dias da pandemia, descobriu que 80% dos consumidores dos EUA ainda estão mudando a maneira de fazer compras.
A mesma pesquisa revelou que 60% dos entrevistados estão visitando lojas físicas com menos frequência do que antes da pandemia, e 43% compram com mais frequência online os produtos que comprariam anteriormente nas lojas.
Essa é uma tendência que também pode ser percebida no Brasil. Segundo dados do estudo Webshoppers (Ebit/Nielsen & Bexs Banco), o faturamento das vendas online cresceu 41% no Brasil em 2020 e a tendência é que esse movimento seja mantido para os próximos anos.
Portanto, se você está buscando um sistema para papelarias, ele deve estar preparado para essa nova realidade do varejo e deve oferecer integração com plataformas de e-commerce.
Assim, você consegue gerir tanto as operações de sua loja física quanto da digital de forma consolidada em uma única plataforma.
6. Recursos de escalabilidade, velocidade e segurança
As necessidades de um negócio aumentam à medida que ele se expande e aumenta suas operações.
Se você está em busca de um ERP para papelarias, provavelmente você procura formas de melhorar sua operação e, consequentemente, vislumbra a expandir seu negócio.
Portanto, o sistema escolhido precisa ter a capacidade de se adaptar e ter um bom desempenho com esse crescimento.
Além disso, o sistema deve ser amigável e ágil para garantir que os clientes e funcionários encontrem os dados de que precisam com rapidez e em tempo real.
Escalabilidade e velocidade não são suficientes se não houver recursos de segurança adequados. Agora que passou a vigorar a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) no Brasil, é importante que sua papelaria também tenha foco na proteção dos seus dados empresariais e também nos dados pessoais de seus clientes.
Nesse sentido, vale destacar os sistemas de gestão baseados em nuvem, uma vez que, em sua maioria, eles possuem capacidade de expandir os recursos à medida que sua empresa cresce, e também oferecem proteção de dados avançadas, sem a necessidade de você efetuar investimentos específicos relacionados a essa questão.
7. Integração com a frente de caixa
Papelarias, assim como outras empresas varejistas, registram um grande número de transações, principalmente vendas, na frente de caixa.
Portanto, faz todo o sentido que seu sistema de gestão esteja integrado ao sistema de PDV (Ponto de Venda).
Tradicionalmente, essas duas soluções eram usadas como soluções independentes. No entanto, inovações no campo tecnológico possibilitaram a integração dessas duas soluções.
A utilização de um sistema integrado ao PDV proporciona muitas vantagens, dentre elas:
- Integridade de dados – os dados registrados na frente de caixa são automaticamente transmitidos para o sistema de gestão, reduzindo os trabalhos manuais e, consequentemente, as chances de erro.
- Manutenção do saldo do razão – ao usar um sistema integrado, você será capaz de identificar os saldos do razão e determinar o fluxo de caixa para o seu negócio com facilidade.
- Redução de risco – Ao integrar seu sistema de gestão ao PDV, você pode garantir que seus dados estejam protegidos, reduzindo assim quaisquer chances de incompatibilidade de dados nos dois sistemas, bem como reduzindo as possibilidades de atividades fraudulentas.
- Previsibilidade – a integração de seu sistema de gestão ao PDV permitirá que você obtenha uma visibilidade geral de seu negócio, já que poderá determinar os níveis de vendas, estoque e receita em tempo real. Com essas informações, você pode prever com precisão o seu estoque e a necessidade de realizar a reposição de produtos em caráter de urgência, por exemplo.
8. Custo de implementação de ERP
O custo de um sistema, sem dúvidas, é um fator importante na hora de escolher um sistema para papelarias.
Apesar de um sistema oferecer recursos preciosos, ele precisa estar dentro de seu orçamento.
Nesse sentido, mais uma vez, vale destacar as opções baseadas em nuvem, uma vez que elas oferecem uma série de vantagens em termos de custos.
Por exemplo, ao utilizar sistemas em nuvem, você não precisa prover uma infraestrutura de TI adequada para suportar a solução. Basta contar com uma conexão com a internet, uma vez que todos os recursos são acessados online.
Ao optar por um sistema baseado em nuvem, você também não precisa adquirir licenças de uso.
Outra grande vantagem dos sistemas em nuvem é que eles funcionam como assinatura. Isso significa que você não precisa realizar grandes investimentos iniciais.
Você assina um plano, geralmente mensal, que cabe dentro do seu orçamento e não compromete o seu fluxo de caixa.
Finalmente, com um sistema em nuvem você tem a certeza que sempre estará utilizando a versão mais atualizada, sem a necessidade de pagar a mais por isso.
Conheça o Cake ERP, um sistema ideal para papelarias
Agora que você já conhece as dicas para escolher um bom sistema para papelarias, apresentamos o Cake ERP, uma solução que atende a todos os pontos destacados anteriormente.
O Cake ERP é um sistema baseado em nuvem, que conta com preço justo e recursos avançados.
Nele você encontra tudo o que precisa para uma gestão eficaz. Isto inclui, por exemplo, módulos integrados que contemplam todas as atividades de uma papelaria, como gestão de estoque, gestão financeira, gestão de compras, um sistema de PDV integrado ao seu sistema de gestão e muito mais.
O Cake ERP também possui integração de plataformas de e-commerce e oferece uma série de relatórios gerenciais para você acompanhar de perto a operação de sua papelaria.
Finalmente, o Cake ERP conta com diversos planos, para que você escolha aquele que se adeque às suas necessidades de negócio. Conforme sua empresa for crescendo, você pode mudar de plano para adequar o sistema às suas novas demandas.
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