Adquirir bens e serviços é necessário para o funcionamento de qualquer empresa. Fábricas, por exemplo, precisam de matérias-primas para produzir produtos, enquanto varejistas não podem vender se não há nenhum item em estoque. A gestão de compras, portanto, é uma atividade importantíssima para companhias de todos os portes e setores.
Esse gerenciamento está diretamente relacionado com a rentabilidade da empresa e com seu sucesso no mercado. Afinal, para justificar seus investimentos e gastos, a companhia necessita vender seus produtos ou serviços com margem de lucro.
Embora o ideal seja vender o máximo possível, é preciso ter cuidado, tanto com excessos quanto com limitações de estoque. Afinal, se você comprar mais do que o necessário para o período, sua capacidade de pagamento pode ser prejudicada. Por outro lado, a falta de itens nas prateleiras pode resultar em menos vendas.
Você precisa, portanto, entender e otimizar o giro de estoque, o que só é possível com uma boa gestão de compras. Quer saber mais sobre o assunto? Então continue a leitura e descubra a influência dessa atividade na rentabilidade da empresa e como otimizar seus processos.
O que é gestão de compras?
Gerenciar as compras em uma organização significa cuidar de todo o processo de aquisição de bens e serviços, o que inclui contato com fornecedores, negociação de preços e condições comerciais, acompanhamento logístico, recebimento de materiais, aprovação de pagamentos e, em alguns casos, até longos processos de concorrência para seleção de fornecedores.
Em grandes indústrias, por exemplo, a gestão de compras pode envolver um time de diretores, gerentes, analistas e estagiários, com o objetivo principal de conseguir os melhores preços, prazos e qualidade. Para isso, costumam receber informações de outros departamentos, como as especificações e quantidades dos materiais necessários.
Assim, podem entrar em contato com fornecedores, negociar orçamentos e, então, emitir um pedido de compra.
Esse processo, naturalmente, varia muito, afinal, pequenas empresas não costumam ter profissionais dedicados para comprar determinadas categorias de produtos, controlar entregas e lidar com a entrada de materiais no sistema.
O mais importante é criar um processo claro para a gestão de compras, de maneira que os responsáveis consigam identificar a necessidade de adquirir produtos e serviços e que estes sejam entregues em tempo hábil.
Qual a relação entre gestão de compras e rentabilidade?
A rentabilidade é um dos indicadores mais importantes de uma empresa, pois indica sua margem de lucro e o retorno que obteve sobre seus investimentos. A gestão de compras, por isso, desempenha um papel fundamental para o sucesso do negócio, já que tem como objetivo adquirir bens e serviços nos melhores preços, sem perder a qualidade.
Se você pretende escalar a receita e promover o crescimento da sua empresa, você precisará cobrar preços mais altos ou economizar nas compras, concorda? No primeiro caso, garantir excelentes produtos, que justifiquem os valores diferenciados, é essencial e, no segundo, a gestão de compras deve ser eficaz na obtenção de bons preços e condições comerciais.
Além dos custos dos produtos, a gestão de compras influencia o sucesso da empresa. Afinal, se faltarem produtos, o consumidor poderá procurar a concorrência para satisfazer a sua necessidade e, assim, você perde competitividade no mercado em que atua.
Como você pode fazer uma melhor gestão de compras na sua empresa?
Se você não conhece a sazonalidade dos produtos, enfrenta problemas de gerenciamento de estoque ou não possui um processo bem definido para aquisições, acompanhe as dicas a seguir e descubra como melhorar a sua gestão de compras.
Informe-se bem sobre os produtos e serviços
Você precisa ter especificações técnicas sobre cada item que precisar comprar. Converse com especialistas e entenda quais são as melhores marcas, tamanhos, modelos e outros detalhes. Assim, quando for solicitar um orçamento, já terá todas as informações a sua disposição, evitará retrabalhos e erros.
Selecione bem seus fornecedores
Escolha bem as empresas que fornecerão produtos e serviços para você, a fim de manter a boa qualidade, as melhores condições de pagamento e os preços mais baixos possíveis. Além disso, é muito importante manter o bom relacionamento e, sempre que possível, buscar por novas opções. Assim, você reduz seus custos e conhece novidades no mercado.
Algumas empresas investem tempo em longos processos de seleção de fornecedores, como ocorre em licitações, para escolher uma ou algumas companhias e, assim, economizar tempo em cotações esporádicas e conseguir valores mais interessantes.
Negocie com seus fornecedores
O hábito de solicitar descontos em orçamentos é fundamental para garantir bons lucros à empresa. Há companhias que exigem uma quantidade mínima de cotações para fechar negócio e incentiva negociações.
Além disso, a avaliação constante do desempenho dessas empresas é essencial para garantir a manutenção da qualidade do serviço e/ou de seus produtos.
Crie um ciclo de compras
Se você não tiver um processo bem definido, com regras sobre quando e como comprar, será mais difícil conseguir fazer uma boa gestão de compras. Saiba qual é a média de valores dos itens comprados, estabeleça prazos para pagamento e um sistema de aprovações, por exemplo. Assim, você evita compras intuitivas e garante um melhor giro de estoque para a empresa.
Utilize um sistema de gestão
Você pode utilizar um caderno ou planilha do Excel para fazer a gestão de compras da sua empresa, mas um sistema garante mais dinamismo, automatização e profissionalismo à atividade. Por meio de um software, você consegue acessar diversas informações importantíssimas, como níveis de estoque, finanças, criar pedidos e até emitir notas fiscais. Assim, você evita erros, agiliza processos e toma decisões com base em dados.
Você entendeu o que é gestão de compras e por que otimizá-la é tão importante para a rentabilidade da empresa? Existe uma relação muito clara entre os preços que você paga em produtos e serviços que adquire, a lucratividade que obtém e o sucesso da companhia no mercado. A quantidade de produtos que você tem em estoque, como explicamos, também influencia na sua competitividade e, também por isso, é importante seguir as nossas dicas para fazer um gerenciamento cada vez mais eficaz.
Se você quiser saber mais sobre como otimizar a gestão da sua empresa, leia agora nosso artigo sobre softwares de gestão.
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