O processo de aquisição de bens e serviços está presente em todas as empresas. No entanto, nem sempre ele é feito da maneira mais efetiva. Nesse sentido, a gestão de compras tem um importante papel nas organizações e merece especial atenção. É a partir dela que sua empresa pode garantir os melhores preços e condições de pagamento, além de identificar oportunidades de negócio.
Dessa forma, a gestão de compras eficiente pode ajudar tanto no aumento da receita quanto na redução de custos. Esses dois aspectos são essenciais para garantir uma maior lucratividade.
Continue a leitura para entender como isso é possível!
Dicas para melhorar a gestão de compras
A gestão de compras eficiente requer a consideração de uma série de fatores que influenciam seu desenvolvimento adequado. Dentre eles, podemos citar algumas ações principais:
Busque novas formas para alcançar novos resultados
Existem empresas que trabalham com a gestão de compras no piloto automático. Independentemente das mudanças do mercado, da época do ano, do que seus próprios dados de vendas lhe dizem, elas sempre adquirem os mesmos produtos, dos mesmos fornecedores.
É preciso evitar esse modelo de compras engessado. Da mesma forma, não se deve seguir um modelo especulativo, no qual as aquisições são feitas por impulso ou simplesmente porque um fornecedor ofereceu preços atrativos. Para ter um processo eficiente, é preciso definir critérios lógicos, detectar oportunidades e ficar atento a decisões que não estão produzindo resultados positivos.
Dessa forma, o departamento de compras precisa trabalhar em conjunto com o de vendas para avaliar as oportunidades de mercado. Isso pode definir a troca de fornecedor por um que apresenta mais qualidade, compras em maiores quantidades para conseguir melhor preço ou condições mais vantajosas, etc.
Compreenda o valor estratégico da gestão de compras
As compras desempenham um papel tão importante quanto as vendas na composição do lucro. Por isso, é preciso que a gestão de compras seja desempenhada de forma estratégica, para que a empresa alcance os resultados esperados.
Certamente você conhece o custo de oportunidade. Basicamente, esse conceito aborda o fato de que, se você dedicar seu investimento a um determinado produto ou área do negócio, não poderá dedicar a outros aspectos. Uma vez tomada a decisão, pode ser um sucesso ou um fracasso.
Por isso, cada compra deve ser muito bem pensada, para que a empresa faça o melhor uso possível de seus recursos financeiros disponíveis.
Mantenha-se informado
Uma das funções básicas na gestão de compras é manter-se informado sobre os movimentos do mercado. Novos produtos, comportamento do consumidor, estudos de mercado, o próprio feeback que seus clientes lhe oferecem devem estar sob constante monitoramento. A informação é um aspecto fundamental na tomada de decisões.
No entanto, tenha em mente que você deve analisar essas informações com as ferramentas tecnológicas corretas. Tomar decisões de maneira especulativa, de acordo com opiniões parciais e subjetivas, não é o mesmo que levar em conta os dados, cruzá-los, compará-los e analisá-los para chegar a conclusões adequadas.
Escolha seus fornecedores com sabedoria
Na gestão de compras, a escolha estratégica de seus fornecedores é essencial e também deve estar alinhada com os objetivos de sua empresa. Nesse sentido, é muito importante a busca constante por novas oportunidades, seja de melhor preço, qualidade ou condição de pagamento.
Da mesma forma, é preciso estar atento à capacidade de fornecimento. É muito importante que, em caso de aumento de demanda, seus fornecedores consigam suprir sua necessidade. Caso contrário, sua empresa poderá sofrer os impactos de ficar sem produtos em estoque. Por isso, muitas vezes é importante trabalhar com mais de um fornecedor de um mesmo item.
Treine sua equipe de compras
Entenda que a melhoria da gestão de compras é um processo que você deve otimizar constantemente e alinhado ao departamento de vendas. Para isso, é aconselhável investir na formação de sua equipe de compras. Assim, os colaboradores estarão sempre atualizados sobre produtos mais inovadores, bem como suas vantagens competitivas e as melhores estratégias comerciais.
Dicas de como a gestão de compras pode melhorar o lucro
Agora que você já sabe como melhorar sua gestão de compras, confira algumas dicas de como utilizá-la para aumentar o lucro da sua empresa:
Não negligenciar pedidos de descontos
Não faz sentido pagar a mais do que o necessário pelos materiais e serviços que sua empresa necessita para atender seus clientes. Por isso, antes de qualquer compra, solicite orçamentos com diferentes fornecedores e sempre questione a possibilidade de descontos.
Lembre-se que os fornecedores antigos têm interesse em mantê-lo como cliente. Da mesma forma, novos fornecedores gostariam de fidelizá-lo. Por isso, use esses fatores ao seu favor e sempre peça por descontos.
Gestão de compras: tenha controle total dos seus pedidos de compra
Tempo é dinheiro. Se você e sua equipe tiverem que gastar muito tempo rastreando pedidos e outros documentos relacionados a aquisições, vocês não poderão se dedicar à negociação de precificação.
Portanto conte com um sistema adequado para controlar todos os pedidos de compra. Isso permitirá que você faça comparações rapidamente para escolher o melhor fornecedor. Da mesma forma, permite que você avalie o aumento dos preços dos produtos ao longo do tempo e efetue questionamentos a fornecedores recorrentes.
Mantenha os níveis de estoque corretos
Estoque em excesso é dinheiro parado. Essa máxima do varejo é baseada no conceito de custo de oportunidade e reflete bem o aspecto negativo de se ter mais produtos do que o necessário.
Além disso, o excesso de estoques não apenas obstrui lojas, fábricas e armazéns, como também requer mais recursos em sua movimentação, controle e armazenagem.
Por outro lado, também não é nada vantajoso sofrer com falta de estoque. Além da perda de receita, isso impacta negativamente a imagem do seu negócio.
Portanto, tanto a falta como o excesso de estoque são prejudiciais para a lucratividade da sua empresa. Em um mundo perfeito, as equipes de compras devem ser capazes de manter o nível preciso a qualquer momento.
Embora o software de gestão de compras não impeça que você peça muito ou pouco de um determinado item a cada vez, ele reduz drasticamente as chances de você tomar a decisão errada por falta de informação. Com a ajuda da tecnologia, você tem as ferramentas preciosas para acompanhar o nível de estoque, verificar a projeção de vendas e os dados necessários para calcular o estoque de segurança.
Agilize todo o processo
Não torne o processo de compras mais difícil do que precisa ser. Se você quiser aumentar a lucratividade de sua empresa, você precisa aumentar sua eficiência. Com as ferramentas tecnológicas certas, todo o processo se torna muito mais simples. Uma vez que você tenha um controle mais forte sobre as aquisições, sua equipe poderá se concentrar em outras funções de valor agregado de seus trabalhos, como treinamentos ou busca por novas oportunidades de negócio.
Além disso, a tecnologia adequada de gestão de compras ajudará você a facilitar os processos e automatizar as tarefas em relação aos seus fornecedores.
Nesse sentido, ter um módulo no seu sistema ERP que permita a criação de pedidos de compra e vinculação entre nota fiscal e pedido é essencial para melhorar sua produtividade no gerenciamento. Isso ajuda a evitar erros, controlar condições de pagamento e, acima de tudo, calcular corretamente o custo dos produtos.
Usando a tecnologia para otimizar continuamente a gestão de compras, você pode garantir que está recebendo produtos conforme o solicitado, tanto em quantidade quanto em valor. Isso garante que sua empresa não perca dinheiro.
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