O estoque é um dos ativos mais valiosos da empresa que o possui. Nos setores de varejo, manufatura, food service e outros, os insumos e os produtos acabados representam a essência do negócio e má gestão de estoque pode comprometer, inclusive, a sobrevivência do empreendimento. Ao mesmo tempo, o estoque pode ser considerado como um passivo (não no sentido contábil).
Manter um estoque grande acarreta, em certa medida, diversos riscos para as empresas, tais como risco de deterioração, roubo, danos, obsolescência ou perda, em caso de produtos perecíveis.
Por essas razões, o gerenciamento de estoque é de grande importância para todas as empresas, independentemente de seu tamanho.
Saber quando reabastecer certos itens, a necessidade de compra e produção, o preço de compra – assim como o de venda – é essencial para a manutenção das atividades, o que torna essa tarefa, além de complexa, muito delicada.
Para gerenciar os estoques, as empresas utilizam diferentes ferramentas, tais como controles manuais, planilhas, softwares ERP e, mais recentemente, aplicativos SaaS (Software as Service, ou software como serviço, em português).
Nesse conteúdo, serão abordados os principais temas referentes à gestão de estoques, tais como sua importância, principais erros cometidos pelas empresas, como evitar perdas de estoque, entre outros. Desejamos uma boa leitura!
O que é Gestão de estoque
É uma das principais tarefas que devem ser realizadas em negócios que lidam com estoques de produtos, sejam matéria-prima, produto acabado ou insumos.
A gestão de estoque representa a capacidade da empresa organizar e controlar a quantidade de cada produto em um determinado momento. Além disso, ela permite que a empresa entenda seu mix de produtos e suas demandas, que por sua vez irá determinar as necessidades de compra.
Outro ponto importante da gestão de estoque diz respeito à valoração dos estoques, ou seja, quanto o estoque vale para a empresa.
Por que a gestão de estoque é importante?
Ter um depósito cheio de mercadorias não é sinônimo de sucesso comercial, pelo contrário. Isso representa um investimento paralisado.
Assim, a gestão de estoque é uma das chaves para o sucesso das empresas, visto que objetiva garantir o estoque ideal para a atividade, ou seja, impedindo que haja excesso ou falta de estoques e assegurando que sempre que um cliente solicitar um produto, ele seja fornecido.
Alguns especialistas defendem que o ideal é que o fluxo de entrada e saída de estoque seja quase idênticos.
No entanto, dependendo da atividade da empresa, as demandas sofrem grande oscilação durante o ano, o que faz que seja necessário que a empresa constitua um estoque de segurança, visto que ficar sem produtos em estoque pode impactar significativamente a atividade da empresa.
Além disso, muitas vezes as empresas conseguem negociações vantajosas com seus fornecedores, caso efetue a compra de grandes quantidades. A depender da situação, pode ser uma boa oportunidade de negócio.
Portanto, para tomar as melhores decisões para empresa é preciso conhecer em profundidade o funcionamento da atividade e as peculiaridades do setor, para que a empresa não venha a sofrer nem pelo excesso nem pela falta de produtos e mercadorias.
Como será demonstrado, isso só é possível com uma boa gestão de estoques.
A gestão de estoque, além de possibilitar que a empresa tome as melhores decisões, impede que ela cometa erros, como comprar itens desnecessários apenas por estarem com preço atrativo.
Principais métodos de gestão de estoque
Existem diferentes métodos de gestão de estoques. Saiba um pouco mais sobre cinco tipos mais tradicionais e, ao mesmo tempo, os mais utilizados pelas empresas:
PEPS
Essa metodologia segue o princípio de que as mercadorias mais antigas do estoque são as que devem ser vendidas primeiro, evitando que os itens fiquem obsoletos. Daí o emprego da sigla PEPS, que significa “primeiro a entrar, primeiro a sair”.
Trata-se de um dos métodos de gestão de estoque mais utilizados pelas empresas na atualidade. Com a tendência de aumento constante dos preços dos itens de estoque, esse modelo tende a valorizar o estoque pelo valor mais próximo ao praticado no mercado, uma vez que ele será composto pelos itens que foram adquiridos mais recentemente.
UEPS
O UEPS é o contrário da metodologia anterior. Sua sigla significa “último a entrar, primeiro a sair”. Dessa forma, o produto mais recentemente incorporado ao estoque da empresa é o primeiro que deve ser disponibilizado para as vendas.
Esse método de controle de estoque não é recomendado para empresas que trabalham com produtos perecíveis, e exigem métodos de controle ainda mais elaborados para que a empresa não venha a sofrer com avarias e perda de produtos.
Uma vez que os custos das mercadorias vendidas são calculados pelo valor dos produtos mais novos, essa metodologia faz com que o lucro contábil das empresas seja menor e, por isso, essa prática é vedada pela Receita Federal para fins cálculo do Imposto de Renda, podendo ser utilizada somente para objetivos gerenciais.
CUSTO MÉDIO
Também chamado de Média Ponderada Móvel, esse método renova os valores do estoque a cada vez que há uma nova entrada de itens, por meio do cálculo de uma média ponderada.
A média é o resultado da soma dos valores dos produtos antigos com os valores dos produtos novos, dividida pela quantidade total de itens disponíveis no estoque.
Esse método é ideal para empresas cujos valores de seus itens de estoques não sofram grandes oscilações. Mesmo assim, é preciso adotar controles adicionais para verificar se o estoque não está super ou subavaliado.
Vale lembrar que o Custo Médio e o PEPS são os únicos métodos de gestão de estoque aceitos pelo Ministério da Fazenda para fins de cálculo do Imposto de Renda.
JUST IN TIME
O Just in Time (literalmente traduzido como “no momento exato”) é um método de gestão desenvolvido especialmente para promover a redução de custos, no qual o nível do estoque é mantido no menor nível capaz de atender as demandas da empresa.
Essa metodologia requer um acompanhamento rigoroso por parte dos gestores, a fim de evitar que a empresa perca boas oportunidades de vendas por não ter estoque suficiente de produtos para atender às demandas. Esse que é um dos principais “pecados” cometidos na gestão de estoque.
Para que esse método funcione, é preciso contar com bons fornecedores como parceiros, para que as requisições sejam atendidas com agilidade e na frequência necessária.
CURVA ABC
Esse método de gestão baseia-se em três pilares fundamentais para estabelecer a importância da manutenção de cada produto no estoque. São eles: o giro, o faturamento e a lucratividade.
De acordo com esses critérios, os itens de estoque são classificados em três tipos:
Itens de tipo A: são as mercadorias mais importantes e com maior valor. É preciso ter controle absoluto, visto que trata-se dos itens mais valiosos para a empresa, embora possam não ser os mais numerosos. São produtos com giro razoável, mas que geram alta lucratividade e faturamento.
Itens do tipo B: são os bens de valor médio e, por isso, não são aplicados controles tão rigorosos como aqueles aplicados aos itens classificados como A. No entanto, é preciso controlar, principalmente, a quantidade desses itens em estoque, visto que eles tendem a ser os mais numerosos.
Itens do tipo C: são os menos valiosos para a empresa, de modo que não é tão importante adotar muitos controles para eles. Esses itens, frequentemente, podem ser excluídos dos inventários rotativos, por exemplo. Eles devem ser mantidos em pequenas quantidades no estoque, apenas para garantir o atendimento de eventuais demandas.
Gestão de estoque para pequenas empresas: boas práticas
A boa gestão de estoque é uma tarefa um tanto complexa, pois há muitos problemas que devem ser analisados e controles que devem ser implementados. No entanto, os benefícios são muitos, especialmente para empresas de pequeno porte, que passam a ter uma maior eficiência e, consequentemente, lucratividade. Confira algumas boas práticas a serem implementadas:
1. Realize inventários
O primeiro passo é crucial. Você deve fazer o levantamento físico de todos os itens presentes em seu estoque por meio de um inventário. Durante esse procedimento, é importante que você aproveite para organizar a disposição de seus produtos. Separe-os por tipo, cada qual em localidade específica. Esse mapeamento melhora a movimentação de mercadorias no estoque e dá mais agilidade a diversos processos.
Além disso, é importante, nessa etapa, fazer o levantamento da data de vencimento de produtos perecíveis, caso haja, e verificar o estado de conservação dos produtos.
Como registrar os dados de inventário?
Existem diferentes formas de compilar os dados do inventário. As mais comuns são:
- Manualmente, utilizando lápis / caneta e papel;
- Utilizando planilhas eletrônicas;
- Com um sistema de gerenciamento de estoque.
Embora a última opção exija investimento, no longo prazo ela fará com que sua empresa se torne muito mais ágil e competitiva, com controles muito mais elaborados e eficazes.
2. Destaque todas as informações importantes
Qualquer que seja a forma que você decida utilizar para compilar suas informações de inventário, é crucial estabelecer as informações relevantes a serem levantadas. Se você não conseguir registrar as informações com precisão, poderá acabar tomando decisões incorretas, que impactarão negativamente a saúde financeira de seu negócio.
Cada item de estoque tem muitas informações que podem ser relevantes para tomada de decisões. Dentre as principais, destacam-se:
- Número de referência ou número de controle do bem
- Custo
- Fabricante
- Categoria
- Localização
- Validade
Além disso, podem ser incluídas informações específicas do fornecedor, como o número do pedido e quaisquer outros critérios úteis para o seu negócio (cor, tamanho, modelo, etc.).
Para conhecer a fundo o seu estoque é preciso entender como a mercadoria se movimenta, e isso implica em acompanhar o ciclo de vida de cada item, desde a data de compra do fornecedor até as datas de venda, bem como o custo e o preço de venda.
3. Preste atenção aos custos e às receitas
O gerenciamento de estoque não se limita apenas ao controle físico. Para que o negócio seja bem sucedido, é preciso monitorar o estoque levando em consideração o valor de seus produtos e, também, seu giro e sua margem de lucro.
Para gerenciar o estoque dessa maneira é necessário saber não apenas o produto que mais vende, mas, também, qual gera maiores lucros. Para isso você precisa considerar o preço de venda (incluindo os descontos aplicados) de seus itens.
Sistemas de gestão mais completos possuem integração com a gestão de compras e de vendas, possibilitando obter maior precisão do seu controle de estoque.
Com estas informações você será capaz de:
- Concentrar-se nos produtos com maiores lucratividades.
- Conhecer os produtos de maior e pior desempenho por quantidade e por margem.
- Gerenciar melhor seus descontos, com uma informação precisa do custo do item.
4. Gerencie seu estoque com um único sistema
Gerir o seu estoque a partir de sistemas diferentes é uma enorme perda de tempo, além de ser muito fácil cometer erros. Escolher um único sistema para controlar seus inventários tornará tudo muito mais fácil.
Um sistema de gestão de estoque centralizado permitirá que você:
- Centralize suas informações e automatize processos
- Reduza os erros
- Acompanhe toda a movimentação dos itens de estoque, da entrada até a venda
- Controle os insumos utilizados na produção de seus produtos
- Monitore os níveis de estoque.
5. Monitore suas vendas para que você nunca fique sem mercadoria
De todos os problemas que as lojas podem encontrar, ficar sem estoque é um dos mais perigosos. Monitorar as vendas é uma estratégia vital para o crescimento dos negócios, não apenas para controlar o estoque.
Com base nessa informação, você pode prever melhor suas necessidades de compra e garantir que a empresa tenha encomendado o suficiente para determinado período, por meio de análise do histórico de vendas e levando em conta projeções de crescimento da economia e do seu setor de atuação.
Analise os seus principais produtos. Eles estão vendendo mais rápido do que o esperado? Você pode ter que fazer um pedido especial. Estão vendendo menos que o esperado? Talvez você tenha que oferecer descontos ou condições diferenciadas de pagamento para não ficar com o item parado em estoque.
6. Gerencie suas mercadorias antigas
Administrar o estoque antigo corretamente irá ajudá-lo a evitar a perda de mercadorias, seja por obsolescência ou perda da validade e ajudará a empresa a não incorrer em prejuízos.
Analisar os itens com baixa movimentação em estoque também é uma boa estratégia para evitar produção em excesso ou mesmo elaborar estratégias para aumentar o giro do produto.
Com um sistema de gerenciamento de estoque adequado e seguindo as práticas recomendadas anteriormente, você irá manter seu estoque atualizado e, consequentemente, seus clientes satisfeitos com a disponibilidade dos produtos.
Principais erros na gestão de estoque
Devido à complexidade da atividade, é comum que ocorra erros na gestão de estoque. Saiba quais são os principais e como evitá-los:
Excesso de estoque
Excesso de estoque é um dos grandes problemas enfrentado nas empresas, principalmente em épocas de crise. Quando refere-se a produtos perecíveis, o problema se traduz, literalmente, em perdas totais.
Em qualquer caso, não deixa de ser uma despesa desnecessária, porque a empresa deixa de ter um capital líquido disponível para investimento e passa a ter um investimento paralisado. Isso sem falar nos custos de armazenamento.
Para evitar que isso aconteça, é preciso concentrar os investimentos em produtos mais lucrativos e que vendem melhor. A única maneira de fazer isso corretamente é começar a analisar suas vendas mês a mês.
E não apenas no ano corrente, mas também comparativamente com o mesmo mês do ano anterior, períodos de férias, etc. para identificar possíveis sazonalidades.
Estoque insuficiente
Quando uma gestão de estoque não é bem feita, você acaba correndo vários riscos. A falta de produtos, por exemplo, acaba gerando prejuízos que muitas vezes você nem percebe.
Esse tipo de situação pode acarretar, por exemplo, na perda da confiança do cliente, de vendas atreladas e de vendas futuras.
A falta de estoque é tão maléfica para a empresa quanto o excesso. Por isso, é importante ter um controle adequado para que nenhum dos casos venha a acontecer.
Problemas de sazonalidade
Você está ciente das oscilações que ocorrem na demanda de sua empresa? A oferta de produtos deve ser adaptada às necessidades de seus clientes, em cada estação e época do ano.
Você não pode comprar os mesmos bens em um período de tempo em que, talvez, seus clientes saiam de férias e não estejam pensando em comprá-los.
O contrário também acontece. Existem épocas, geralmente datas festivas, em que há um aumento muito grande da demanda.
As empresas precisam, além de captar essas informações, fazer um bom planejamento para não sofrer com problemas externos, como atrasos de fornecedores.
Uso de ferramentas de gerenciamento de estoque ineficientes
Outro problema comum no gerenciamento de estoque é usar ferramentas inadequadas de controle.
Não basta apenas de utilizar soluções para o controle de lotes e séries de produtos. É necessário contar com ferramentas que estejam integradas com as áreas de compra e vendas e que possibilitem controlar o valor real de seus estoques.
Se você não tiver as ferramentas adequadas, você poderá tomar uma série de decisões equivocadas que só serão identificadas muito posteriormente. Em muitos casos, será muito tarde para revertê-las e você as verá traduzidas na forma de perdas ou custos muito altos.
Além disso, a automação dos procedimentos de controle de estoque ajudam a minimizar o tempo e os custos operacionais.
Falta de inventário físico
Muitas empresas acabam não realizando inventários regularmente e acreditam que a quantidade que consta em seus controles é a real. Isso pode gerar problemas de compra indevidas ou falta de estoque em momentos cruciais para a empresa.
Perdas de estoque, como evitar?
Primeiro de tudo, é preciso levar em conta as principais causas de perdas de estoque:
Furto de clientes
O furto efetuado por clientes é uma das principais causas de perdas em lojas, por exemplo. Nesse sentido, é importante que a empresa adote sistemas antirroubo, mantenha-os em boas condições e cuide da colocação dos alarmes nos produtos para evitar sua desativação.
Além disso, é preciso se atentar para as áreas mais propensas ao furto, como é o caso das gôndolas.
Furto interno de funcionários
A equipe também é uma das causas de perdas desconhecidas em empresas de varejo, seja por meio do furto de produtos ou na concessão de descontos abusivos, com a ajuda de funcionários responsáveis pelas vendas. Ambas ocorrências, sem dúvida, reduzem a rentabilidade do negócio.
Erros administrativos
Os registros de mercadorias erradas podem ser a causa de uma grande quantidade de perda, da mesma forma que o preço incorreto também aumenta a perda de lucratividade.
Qualquer movimentação de produtos em estoque precisa ser corretamente refletido no sistema de gerenciamento, se possível, efetuando a integração com o sistema de compras, para evitar erros.
Erros no recebimento de mercadorias
Pode acontecer de fornecedores entregarem produtos incorretos ou em quantidade inferior a que foi comprada. Nesse sentido, é importante estipular controles no processo de recebimento das mercadorias.
Avaria ou vencimento de produtos
Armazenar produtos indevidamente, causando avarias, ou não controlar os produtos perecíveis também são causas frequentes de perda de mercadoria.
Confira agora as 7 melhores maneiras de evitar as perdas de estoque:
1. Investimento em gestão de estoque
Para ter uma ideia clara do que está acontecendo com seus produtos e suas vendas, é necessário gerenciar o estoque. Um bom software rastreará os produtos com mais confiabilidade, desde a entrada no estoque, até a venda.
Além disso, permitirá que você veja onde estão ocorrendo as discrepâncias e, assim, obter algumas pistas sobre as áreas a serem investigadas primeiro.
2. Identifique quais produtos causam as maiores discrepâncias
Isso pode envolver uma série de controles, tais como mudança da localidade do produto, limitação ao acesso, etc.
3. Instale soluções de segurança
Os elementos de segurança, como câmeras ou alarmes, são um impedimento para potenciais ladrões, além de facilitar o monitoramento de possíveis furtos, tanto por clientes quanto por funcionários.
4. Controle os recebimentos
O cuidado com possíveis perdas de estoque começa no momento em que os fornecedores entregam seus produtos à empresa. É neste momento que importantes informações como quantidade, validade e estado de conservação das mercadorias entregues já devem ser observados e registrados.
Com base nestes dados, as equipes de controle de estoque poderão tomar as melhores decisões para armazenar, distribuir e colocar em exposição os itens comprados, contribuindo para evitar possíveis perdas.
5. Controle de validade
Produtos perecíveis precisam contar com controle rigoroso da validade. Nesse sentido, convém, muitas vezes, vender os produtos com margem de lucro reduzida em vez de perdê-los em estoque. Além disso, é preciso adequar a produção à demanda, para evitar excesso de estoque desses produtos.
6. Fazer o inventário periodicamente
Fazer regularmente o inventário do estoque é imprescindível para garantir a consolidação das informações físicas (o estoque propriamente dito) com as bases virtuais dos dados de estoque, como os sistemas de gestão da empresa (ERP, BI, outros).
O controle regular do inventário é a principal ferramenta de prevenção contra as perdas não conhecidas, como furtos e mercadorias extraviadas.
Detectar e documentar estas ocorrências são ações que podem ajudar na estratégia de segurança dos estoques, que também deve estar entre as preocupações dos gestores.
7. Educar os funcionários
Informe aos funcionários sobre as consequências de ações indevidas e treine-os para ajudá-los a proceder em suas tarefas, como fazer pedidos, recebê-los, armazená-los de forma adequada.
Ao mesmo tempo, é necessário educá-los para monitorar certos comportamentos suspeitos, saber o que fazer quando o furto ocorre, etc.
Além disso, estabeleça uma cultura empresarial baseada em valores sólidos.
Planilha de controle de estoque x Sistema de controle de estoque
As planilhas de controle de estoque ainda são amplamente utilizadas pelas empresas, em especial, por aquelas de pequeno porte. Dentre suas principais vantagens, destacam-se o baixo custo e sua popularidade dessa ferramenta, o que faz com que quase todos os funcionários consigam utilizá-la.
No entanto, essa ferramenta não foi projetada para fins gerenciais e, por isso, conta com uma série de limitações e, em certa medida, pode contribuir para que os gestores tomem decisões inadequadas.
Veja algumas limitações do uso de planilhas no controle de estoques:
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Informações são inseridas manualmente
Quase todas as informações inseridas em planilhas de controle de estoque são feitas manualmente, o que aumenta, e muito, a probabilidade erros, dos mais diversos tipos. Podem ser erros de digitação, de inserção de dados duplicados ou mesmo falta de registro.
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Erros de fórmulas
Muitas planilhas de controles acabam “puxando” informações de outras planilhas. Caso haja alguma alteração indevida, ou se a planilha for deletada, a empresa poderá utilizar informações incorretas em suas análises, o que pode causar grandes prejuízos.
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Múltiplos usuários
Muitas vezes mais de um funcionário pode manipular as planilhas de controle de estoque. Essa prática pode resultar em diversos problemas, visto que funcionários sem conhecimento do funcionamento da ferramenta pode acabar efetuando alterações indevidas, causando equívocos e perda de tempo para recuperar a informação correta.
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Muitas versões
Outro problema encontrado é que, muitas vezes, existem diversas versões da mesma planilha e pode acontecer de algum funcionário inserir novas informações na versão que não é a mais atualizada, ocasionando perdas de dados e conflitos.
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Falta de integração com outras áreas
Como vimos, somente o controle do estoque físico é insuficiente para uma boa gestão dos estoques. Para que sejam tomadas decisões acertadas, é preciso que haja integração de informações, principalmente com as áreas de compras e vendas. Tal integração torna-se muito difícil com o uso de planilhas.
Utilizando softwares de gestão
Por outro lado, o controle de estoque por meio de software torna a atividade muito mais flexível, segura, dinâmica e ágil. Utilizando um sistema de qualidade, você pode, rapidamente, saber o valor do seu estoque pelo preço de compra ou de venda e saber quão bem um produto está sendo vendido.
Com um software para controle de estoque você poderá saber quais itens você precisa comprar, quanto você tem de cada produto e integrar com informações das áreas de compras e vendas, o que dá maior confiabilidade ao processo.
Seja por meio de planilhas ou software, o gerenciamento de estoques sempre será um desafio, pois são muitas as variáveis que interferem nessa atividade.
O que o software de gerenciamento de inventário faz especificamente é automatizar os principais processos ajudando-o a tomar decisões mais inteligentes, aumentando a eficiência, a confiabilidade dos dados e os lucros.
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Essa é uma grande vantagem para empresas que possuem restrições do fluxo de caixa.
Dentre nossos produtos, contamos com uma solução completa para gestão de estoques, que conta com as seguintes funcionalidades:
- Inventário: Processo de comparação entre estoque sistema e estoque físico, gerando os devidos ajustes de estoque.
- Consultas: Consultas por fornecedor, marca, produto, local de estocagem, código.
- Controle de Produção: Controle os insumos utilizados na produção de seus produtos.
- Locais de Estocagem: Criação de locais de estoque além do estoque padrão “Loja”.
- Transferência e Romaneio: Processo de transferência entre locais de estocagem, gerando romaneio das transferências.
- Controle de Estoque: Acompanhamento de todas as movimentações do estoque.
- Grade: Controle do estoque de produtos que utilizam grade, permitindo controlar o estoque de cada combinação de grade do produto.
- Etiquetas: Emissão de etiquetas de forma flexível com código de barras nos padrões “EAN-13” e “CODE-128”.
O Cake é o sistema de gestão online, com inteligência e melhores práticas de mercado, feito para micro e pequenos lojistas, distribuidores e franquias.
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