É comum ouvir, desde há algum tempo, sobre a grande influência que a Internet e as novas tecnologias estão exercendo na sociedade em todos os níveis, algo que, obviamente, também se estendeu ao mundo dos negócios. As empresas precisam de novas tecnologias para poder aproveitar ao máximo todas as oportunidades possíveis. O software de gestão financeira é uma dessas soluções tecnológicas que surgiram como elemento facilitador em muitos aspectos, tornando as empresas mais eficientes e competitivas.
Atualmente, existem diversas opções de software de gestão no mercado. Para escolher a melhor solução para a sua empresa, é preciso dedicar um tempo para entender o que esse tipo de ferramenta pode oferecer, quais são suas características básicas, etc.
Somente assim é possível definir quais os objetivos você pretende que sua empresa alcance ao adotar esse tipo de solução e, dessa forma, identificar as opções que atendem aos seus requisitos.
Continue a leitura para entender de uma vez por todas o que é um software de gestão, o que ele pode fazer pela sua empresa e confira algumas dicas de como escolher a melhor solução para o seu negócio!
O que é um software de gestão?
Um software de gestão é uma solução projetada para otimizar e automatizar os processos operacionais e de gerenciamento. Seu principal objetivo é diminuir a complexidade de grandes projetos e tarefas, além de incentivar ou facilitar a cooperação entre departamentos, a colaboração entre equipes e gerar relatórios adequados para otimizar o processo de tomada de decisão.
Tipos específicos de software que pertencem a esta categoria incluem, dentre outros:
- Software de gestão financeira
- Software de gestão de vendas
- Software de gestão de pessoas
- Software de gestão de estoque
Há ainda soluções que integram todas essas funcionalidades em um único sistema: os ERPs.
O que é um ERP?
ERP é a sigla derivada do nome Enterprise Resource Planning que, em tradução literal, significa “Planejamento dos recursos empresariais”. Trata-se de um sistema usado para gerenciar um negócio de forma eficaz.
O diferencial dessa solução é que ela integra diferentes módulos em um único sistema. Assim, a troca de informações entre diferentes departamentos se torna muito mais fácil. Além disso, com a utilização de um sistema ERP é possível automatizar diversas atividades, tornando as empresas muito mais eficazes e ajudando a reduzir custos.
Finalmente, essa solução ajuda os executivos a terem muito mais controle sobre a operação de sua empresa. Por meio de relatórios gerenciais gerados pelo ERP, é possível ter uma visão geral da empresa ou focar em detalhes específicos, a depender da necessidade, com apenas alguns cliques.
Por que utilizar um software de gestão integrado?
A gestão de uma empresa é, sem dúvida, a atividade mais relevante em uma organização. Isso envolve desenvolver estratégias de negócio, acompanhar os resultados, controlar as finanças, etc. Desempenhar todas essas funções sem a utilização de um software é uma tarefa impossível, dada a velocidade que as transações ocorrem nos dias atuais.
Ainda existem muitas empresas que optam por utilizar soluções descentralizadas para cada departamento relevante de seu negócio. Ou seja, possuem um software para vendas, outro para controle de estoque, outro para faturamento, e assim por diante.
Essa é uma estratégia, no mínimo, equivocada, pois, além de ser muito cara, exige um fluxo de trabalho enorme quando é preciso compilar todas essas informações para tomar decisões estratégicas.
Um software de gestão integrado (ERP) é a solução. Ele permite que todos os departamentos trabalhem de forma autônoma e centraliza todas as informações em um único lugar.
Como um software de gestão integrado pode ajudar sua empresa?
Um software ERP permite que os executivos e gestores de uma empresa tenham mais conhecimento sobre as operações, da cadeia de suprimentos à satisfação do cliente. Isso facilita a identificação de problemas, elimina ineficiências, melhora o relacionamento com os clientes e facilita a colaboração em tempo real.
Facilitar o acesso a informações importantes permite que uma empresa seja mais bem-sucedida em suas decisões e, consequentemente, tenha uma vantagem competitiva sobre a concorrência.
Além disso, um software de gestão integrado possibilita a automação de diversos processos, reduz significativamente a necessidade de elaboração de planilhas. Em outras palavras, uma solução ERP elimina a duplicação de informações, reduz a probabilidade de erros e ajuda a aumentar a produtividade.
Quais as principais vantagens de um sistema ERP?
Como você já deve ter percebido, um software de gestão integrado possui muitos benefícios. Além dos já mencionados, podemos ressaltar:
Visibilidade: Relatórios em tempo real, painéis ao vivo e medidores de KPI oferecem uma visualização rápida e completa de toda a empresa. Assim, é possível, por exemplo, trabalhar para aumentar suas vendas, controlar o estoque e tomar decisões ágeis no momento certo.
Produtividade: Operações simplificadas e automação de processos dão tempo à equipe para realizar tarefas mais importantes. Dados de fonte única significam que não há mais necessidade de elaborar planilha e atualizá-las a todo momento. Recupere tempo e aumente a produtividade.
Segurança da informação: Controle o tipo de privilégio de acesso de cada colaborador de forma simples. Com um sistema ERP, você garante que a informação só chegará aos funcionários que realmente precisam dela, dando muito mais segurança ao seu negócio.
Quais os tipos de sistema ERP?
Atualmente, é possível classificar os softwares de gestão em dois grandes grupos:
- Sistemas locais
- Sistemas on-line (na nuvem).
O sistema local é aquele que é instalado nas máquinas e tem a infraestrutura administrada pela própria empresa. Para utilizar esse tipo de solução você precisa comprar licenças de uso, além de pagar por atualizações e suporte.
O sistema on-line ou na nuvem é aquele acessado via internet e tem a infraestrutura oferecida por um provedor de serviços. O pagamento acontece, geralmente, no formato de mensalidades e pode variar conforme os recursos utilizados ou número de usuários. Em quase todas as soluções não há cobrança por atualizações nem pelo suporte técnico.
ERP local vs ERP na nuvem: Qual a melhor opção?
As soluções de ERP na nuvem levam grande vantagem sobre as opções locais. Confira alguns pontos:
Custo: O custo de licença de ERP local costuma ser muito alto. Além disso, essa solução exige que a empresa possua uma boa infraestrutura de TI com servidores, nobreaks, etc. Para completar, é preciso pagar por atualizações e suporte técnico. Ao optar por um ERP na nuvem, você paga apenas pequenas parcelas mensais pelo uso do serviço, e tem acesso a suporte e atualizações gratuitamente.
Acessibilidade: Para poder utilizar uma solução local, você obrigatoriamente precisa estar na empresa. Já com o ERP na nuvem você tem a liberdade de acessar seu sistema a qualquer momento. Tudo que você precisa é de uma conexão com a internet.
Escalabilidade: Se você optar por um software de gestão local, ele certamente será adequado para atender às suas necessidades atuais. Assim, se houver crescimento da sua atividade provavelmente você precisará adotar um outro sistema que atenda ao seu novo fluxo de trabalho. Com o ERP on-line você pode contratar novos recursos de forma rápida e fácil. Basta migrar para o plano que melhor atende às suas demandas.
Como escolher o software de gestão ideal para a sua empresa?
No mercado encontram-se disponíveis uma infinidade de sistemas ERP. Cada desenvolvedor possui diferentes perfis competitivos, mix de clientes e padrões de negócios que os distinguem e servem como guia para que cada empresa consiga escolher a solução ideal.
O fato é que uma boa opção de ERP oferecerá um conjunto de ferramentas de gerenciamento de negócios e alguns diferenciais, como integração com plataformas de comércio eletrônico. Além desse, existem outros vários fatores a serem considerados ao escolher qual ERP é melhor para você e sua empresa, tais como:
Facilidade de uso: considere a curva de aprendizado envolvida. É fácil de usar? Qual seria a quantidade de treinamento envolvido? As soluções modernas de ERP vêm com interfaces de usuário responsivas e podem ser facilmente integradas a outras ferramentas de negócios. Um bom modo de checar esse ponto, é efetuar testes gratuitos, que são oferecidos por muitos desenvolvedores.
Escalabilidade: o software acomoda mudanças nos modelos de negócios? A utilização do software, a plataforma e o número de usuários podem se adaptar ao crescimento da operação? O sistema deve ser escalável para suportar seus objetivos de negócios.
Baseados na nuvem: como vimos, os sistemas locais exigem altos custos de licenciamento e grandes investimentos iniciais. Por isso, o ideal é optar por um ERP na nuvem. Isso elimina o risco de você adquirir uma solução extremamente cara e depois descobrir que ela é inadequada para suas necessidades.
Segurança: certifique-se que a segurança dos seus dados é uma prioridade para o seu provedor como é para você.
Esteja ciente de como gerenciar e determinar diferentes funções de acesso e autorização no sistema para evitar violações de dados. Verifique se as senhas são fortes e criptografadas com segurança. Além disso, pergunte ao provedor quais medidas de segurança são empregadas em sua plataforma.
Serviço de suporte: leve em consideração o suporte oferecido pelo fornecedor e descubra se há alguma taxa adicional envolvida na solução de problemas do seu sistema. O fornecedor também deve ter uma equipe suficiente para ajudar sua empresa na configuração e manutenção do seu software de gestão.
Custo total de uso: o objetivo aqui é maximizar seu retorno sobre o investimento (ROI). Os custos envolvidos na aquisição de um software de gestão podem ser confusos. Por isso, tenha plena certeza de quanto você vai pagar em seu plano, no caso de uma solução em nuvem, ou licenciamento e taxas de atualização, no caso de uma solução local.
Você deve considerar também a possibilidade de aumento do número de usuários, de acordo com o crescimento esperado de sua empresa.
Determine as despesas pré e pós-implementação e projete esses custos pelos próximos 5 anos. Depois disso, você pode calcular o ROI e comparar entre as principais soluções que você está considerando.
Características do seu negócio: o mundo dos negócios é muito diversificado. Por isso, geralmente os desenvolvedores de software de gestão se especializam em determinado segmento para oferecer soluções mais completas e adequadas.
Por isso, prefira buscar ferramentas personalizadas para seu setor de atuação. Assim, você terá acesso a funcionalidades que realmente fazem sentido para a sua operação.
Depois de entender o que você procura e quais são seus processos de negócios, você pode fazer perguntas mais direcionadas sobre o software de gestão que deseja.
Conheça o Cake ERP
O Cake é um produto desenvolvido pela NL Informática, uma empresa nacional que há mais de 36 anos vem construindo uma das mais sólidas carteiras de clientes na área de softwares de suporte à gestão.
Todos os produtos NL são certificados e possuem um dos mais altos níveis de confiabilidade.
Oferecemos softwares de gestão on-line, baseados no conceito SaaS, o que significa que, em vez de efetuar pagamentos elevados, pontuais e únicos, você efetua pequenos pagamentos mensais, semestrais e anuais para contar com nossas soluções.
Essa é uma grande vantagem para empresas que possuem restrições do fluxo de caixa.
O que o Cake ERP pode oferecer?
O Cake ERP conta com todas as funcionalidades necessárias para gerenciar sua empresa, a saber:
- Gestão financeira;
- Gestão de vendas;
- Gestão de compras;
- Gestão de estoque;
- Frente de Caixa – PDV;
- Integração com e-commerce.
O Cake é um software de gestão on-line moderno, inteligente e que conta com as melhores práticas de mercado. Em suma, ele é o que todo micro e pequenos lojistas, distribuidores e franquias precisam para gerir seus negócios com eficácia!
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