A inadimplência é o grande inimigo financeiro das empresas, que estão sempre buscando como derrotá-lo. Reduzir o número de clientes que não pagam a mensalidade da sua empresa pode parecer uma tarefa impossível, certo? Existem técnicas que podem te auxiliar nessa jornada, como por exemplo estabelecer um processo que define como e quando acontecerá cada etapa da cobrança. Essa técnica é chamada: régua de cobrança.
Como funciona uma régua de cobrança?
Para usar uma régua de cobrança é preciso identificar os melhores momentos para entrar em contato com seu cliente que está inadimplente. Além de identificar o momento ideal é preciso definir quais as ferramentas mais indicadas para entrar em contato com esse cliente, seja whatsapp, email, SMS, entre outras.
Vamos a um exemplo:
Minha empresa oferece um plano de assinaturas e tem uma assinatura com o Márcio.
Quando tivemos nossa primeira conversa, Márcio disse que gostaria de receber todos os comunicados por e-mail.
Assim que ele adquiriu meu serviço eu emiti uma fatura da venda efetuada e junto com a fatura encaminhei um e-mail com um lembrete de vencimento.
Mesmo assim o Márcio não pagou, então tive que seguir outro procedimento definido na minha régua de cobrança e enviei uma cobrança amigável por e-mail e sms, depois de uma semana do vencimento.
Não recebendo o pagamento depois de 2 semanas do vencimento, fiz um novo disparo de e-mail e mensagem no WhatsApp, com um alerta de pagamento pendente.
3 semanas depois Márcio ainda não havia pago o boleto, então mandei uma nova cobrança com um aviso de inadimplência.
Após já ter encaminhado e aguardar 1 mês depois do vencimento, encaminhei um último e-mail, informando da suspensão da assinatura até a regularização monetária dele com a empresa.
Nesse exemplo conseguimos perceber que a ferramenta de comunicação foi definida de acordo com a preferência do cliente e enviei 4 avisos:
- Aviso de vencimento;
- Cobrança amigável;
- Alerta de pagamento pendente;
- Aviso de inadimplência.
A régua de cobrança recebe esse nome porque acompanha uma linha do tempo de ações até o pagamento ou suspensão do serviço. Ela é baseada em datas específicas, com data inicial e final, de comunicação com o cliente a fim de lembrar e cobrar o cliente da fatura que venceu.
Por que usar uma régua de cobrança?
Uma empresa com bom faturamento depende da receita entrar no fluxo de caixa no período previsto. Quando isso não acontece, o pagamento das despesas do negócio também fica comprometido, acarretando dívidas indesejadas. A régua de cobrança tem como propósito prever um resultado positivo de recebimentos e o efeito de cada critério dentro da cobrança.
Cobrar um cliente não é uma tarefa fácil, porém o faturamento da empresa está diretamente conectado ao pagamento recorrente dos clientes, o que torna essa cobrança extremamente necessária.
Como a régua de cobrança reduz a inadimplência?
Definindo essa técnica em uma palavra obtemos otimização. A régua de cobrança permite uma melhor visualização dos procedimentos de cobrança e melhores resultados. Ao incluir esse recurso na política da empresa rapidamente é possível observar resultados como:
Prevenção de esquecimentos
Como a estratégia define automaticamente um alerta quando um titular está em atraso com o pagamento, situações de esquecimento de cobrança são evitadas. Otimizando as cobranças é possível reduzir a equipe financeira, uma vez que não será necessário tanto trabalho manual.
Cobrança mais profissional
A régua de cobrança deixa todo o processo de cobrança mais profissional, demonstrando para o cliente que a empresa acompanha os pagamentos antecipadamente. Os clientes são notificados formalmente dos débitos com mensagens e avisos personalizados que o instruem de quais passos seguir para não sofrer maiores sanções.
Recebimento facilitado
Ao seguir todos os procedimentos da régua de cobrança é possível observar um comportamento positivo da maior parte dos clientes, que realizam o pagamento a partir da cobrança. O uso de avisos e notificações amigáveis dão margem para uma quitação imediata e sem maiores dores de cabeça.
Régua de cobrança por boleto
O boleto é uma das formas de pagamento mais populares no Brasil, representando cerca de 90% das prestações pagas nessa modalidade. Faturar por boleto é sempre um desafio, ainda maior, se a empresa tiver a modalidade de receita de assinaturas, mensalidades ou planos, a chamada cobrança recorrente.
A maior parte dos clientes já define previamente, normalmente entre os dias 05 e 15 a data de vencimento do boleto. Porém se isso não ocorrer, evite transtornos e sugira uma data você mesmo.
Boas práticas na cobrança por boleto
- Emita o boleto de 10 a 20 dias antes da data de vencimento. Essa prática aumenta a chance de pagamento antes do vencimento.
- Notifique o cliente caso o boleto não tenha sido pago e defina uma regra de repetição da cobrança de 7 em 7 dias durante um mês, sendo a última uma comunicação de suspensão.
- Atualize o boleto em toda cobrança, facilitando o pagamento rápido e quitação imediata da dívida.
Régua de cobrança por cartão de crédito
Os cartões de crédito são os melhores amigos da cobrança recorrente, por não dependerem de uma ação manual do cliente para o pagamento das dívidas. Porém são regidos por uma política de limite e é muito comum para as empresas terem problemas com cartões com limites estourados.
Outro aspecto que pode impedir a recorrência por cartão de crédito é o cartão estar vencido ou com suspeita de fraude.
Boas práticas para régua de cobrança com cartão de crédito
- Notifique em tempo real as cobranças que não foram efetuadas com sucesso, por falta de saldo ou outra recusa do banco.
- Contato via SMS costuma se mostrar mais eficiente nessa modalidade.
- Estude as datas de corte de faturas do cartão de crédito do seu cliente, apesar de muito desafiadora é uma prática ótima.
Régua de cobrança por débito em conta
O processo de cobrança por débito em conta segue o mesmo fluxo da cobrança por boletos, porém existe um impeditivo no caso de depósito ou transferência: cobrar juros e multas. Nesse caso o comum a fazer é cobrar o valor excedente referente aos juros e multas na próxima fatura. É preciso deixar bem claro, caso o cliente solicite essa modalidade de pagamento, que a fatura do mês seguinte incluirá os valores excedentes.
Dificuldades de implementar a régua de cobrança
Executar uma régua de cobrança exige muita atenção devido ao caráter de acompanhamento muito próximo dos débitos do cliente. Não há nenhum mistério nesse processo quando falamos de um só cliente, certo? Mas vamos imaginar que sua empresa precisa fazer 100 cobranças mensais, a situação já complica um pouco.
Cada venda precisa de uma fatura e aplicação de régua de cobrança, e para isso o ideal é buscar uma ferramenta que execute o processo, os famosos sistemas de gestão:
- Gestão de Faturas;
- Gestão de Cobranças;
- Gestão de Cobranças e Faturamento;
- Gestão de Pagamento Recorrente.
Atente-se
A régua de cobrança é uma ferramenta fundamental e ignorá-la é jogar dinheiro fora. Controlar as notificações e cobranças de maneira estratégica é essencial para manter seu fluxo de caixa sob controle. Por isso busque por sistemas de gestão confiáveis para fazer o controle do seu financeiro e alavancar suas vendas recorrentes.
Este artigo foi produzido pelo parceiro Galax Pay.
O Galax Pay é um sistema de pagamento recorrente que pode ser integrado com todo sistema gerencial através de uma api, o que permite acesso a todos os dados financeiros em um só lugar. Sua gestão financeira se torna mais simples e automatizada.
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