Se você trabalha no segmento varejista, certamente sabe que gerenciar seu estoque de forma correta é parte vital do negócio e um elemento que pode até interferir na sua política de preços e satisfação do cliente.
Calcular o tamanho de seu estoque da forma correta permite às empresas otimizar o seu retorno do investimento, assim como evitar as temidas perdas de estoque.
Uma estratégia efetiva de gerenciamento de estoque é o que garante às empresas que os produtos certos estarão no local certo para satisfazer as necessidades do cliente, com o mínimo de custo para a companhia, assim como evita possíveis desperdícios.
Como perdas de estoque afetam meu negócio?
Para um varejista, ter produtos em falta, por exemplo, é um fator decisivo que pode reduzir suas vendas e até mesmo comprometer a confiança do consumidor no negócio. Pior ainda é quando isso ocorre devido à perdas decorrentes do mau gerenciamento deste estoque.
As perdas de estoque podem acontecer em qualquer momento da sua operação e podem se relacionar com diversos fatores, como deficiências na política de controle de inventário da empresa, práticas incorretas no recebimento, armazenamento ou até mesmo manuseio dos produtos.
Prevenir esse tipo de cenário é algo que pode ser facilmente solucionado com uma gestão bem ajustada e uma comunicação efetiva dentro da organização. Além de garantir lojas bem abastecidas, uma gestão voltada à redução de possíveis perdas de estoque assegura a rentabilidade, garantindo que que a empresa elimine prejuízos e obtenha sempre os melhores resultados sobre o investimento.
Em tempos de crise econômica, onde as vendas podem não estar tão boas quanto em outras épocas, evitar ao máximo as perdas de estoque são uma excelente forma de transformar a situação econômica de uma empresa. De certa forma, evitar desperdícios e perda de mercadorias é ganhar dinheiro para operação, trazendo lucro e rentabilidade em outras frentes.
Confira abaixo algumas dicas de como a sua empresa pode otimizar processos, evitando perdas de estoque e dinheiro.
1. Invista em treinamento e processos
A redução de perdas de estoque passa essencialmente por um time bem treinado e comprometido com o controle dos itens do estabelecimento, assim como uma política bem definida de processos para garantir que o acompanhamento dos itens seja feito da melhor forma possível.
Processos bem definidos servem para a prevenção das chamadas perdas conhecidas, ou seja, aquelas que fazem parte do dia-a-dia de uma loja, como produtos vencidos ou prestes a vencer.
Padronizar processos também pode ser importante em casos que envolvem produtos mais perecíveis, em que as condições de manuseio, armazenamento e conservação são essenciais para que eles tenham uma vida mais longa. Com políticas controladas, perdas de estoque proveniente de erros e divergências no controle das mercadorias podem ser erradicadas.
2. Tenha atenção às compras
Ter um estoque em excesso pode ser a receita para a perda de produtos, ainda mais em caso de mercadorias com prazo de validade. É importante que as informações de estoque sejam integradas e otimizadas com a área de vendas, garantindo que ela tenha sempre a quantidade adequada de itens em seu armazém.
Também é responsabilidade do time de compras evitar que a empresa tenha perdas em seu estoque. Para isso, uma política sólida de dados e controle é fundamental.
3. Controle os recebimentos
O cuidado com possíveis perdas de estoque começa no momento em que os fornecedores entregam seus produtos à empresa. É neste momento que importantes informações como quantidade, validade e estado de conservação das mercadorias entregues já devem ser observados e registrados.
Com base nestes dados, as equipes de controle de estoque poderão tomar as melhores decisões para armazenar, distribuir e colocar em exposição os itens comprados, contribuindo para evitar possíveis perdas.
4. Fique atento ao “PVPS”
Para quem não conhece, PVPS é sigla para “Primeiro que Vence é o Primeiro que Sai”, e a explicação é simples. Baseado no controle das informações sobre a validade dos itens, o varejista pode definir as melhores práticas para impulsionar a venda de itens próximos de seu vencimento, orientando a reposição das prateleiras para favorecer os com menor validade, melhorando a exposição destes produtos no estabelecimento ou reduzindo preços em casos mais urgentes.
Afinal de contas, é preferível reduzir sua margem de lucro do que perder mercadorias, não é mesmo?
5. Observe a rotatividade das mercadorias
Um bom varejista conhece bem quais são os produtos que ele tem em sua loja. Isso não quer dizer que ele tem que tem que saber tudo o que ele vende, mas é preciso que a empresa conheça os fluxos de rotatividade dos itens em seu estabelecimento – e isso é feito com dados e, mais importante, a análise deles.
Isso ajuda a estabelecer indicadores, identificando produtos com mais saída, o ritmo em que seus estoques esvaziam, e principalmente, ver os itens que estão encalhados. Assim, é possível tomar as decisões corretas para vendê-los com mais rapidez e evitar que eles se tornem perdas para a operação.
6. Documente as perdas sofridas
Em determinados casos, ter perdas de estoque é praticamente inevitável. O que se pode fazer é encontrar padrões e causas para evitar que isso ocorra novamente. Para esta questão, é importantíssimo contar com um time treinado e preparado para identificar e detalhar os casos de perda de produtos, criando um controle mais assertivo das mercadorias e seu ciclo de vida dentro do estabelecimento.
7. Faça o inventário
Embora pareça algo óbvio, esta é uma área onde muitas empresas pecam. Fazer regularmente o inventário do estoque é imprescindível para garantir a consolidação das informações físicas (o estoque propriamente dito) com as bases virtuais dos dados de estoque, como os sistemas de gestão da empresa (ERP, BI, outros).
Fazer o controle regular do inventário é a principal ferramenta de prevenção contra as perdas não conhecidas, como furtos e mercadorias extraviadas. Detectar e documentar estas ocorrências também podem ajudar na estratégia de segurança dos estoques, que também deve estar entre as preocupações dos gestores.
8. Tenha uma gestão integrada
Gerir o estoque de uma empresa para evitar perdas é, em essência, gerir processos. Hoje em dia, as empresas com maior maturidade em sua política de processos, possuem sistemas de gestão integrada (ERP) em seus negócios, que passa pela área de vendas, financeira, suprimentos, além de outros departamentos.
Um ERP robusto é a chave para fazer essa gestão, reunindo dados de diversos setores da organização e ajudando a tomar as melhores decisões dentro do tempo adequado.
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