Entender as nuances da legislação tributária brasileira não é fácil, especialmente quando se é um administrador ocupado.

Afinal, são muitos processos burocráticos e diferentes notas fiscais para conhecer, razão pela qual é interessante conversar com um contador profissional.

Gestores de pequenas empresas, muitas vezes, precisam atrair clientes, realizar vendas e cuidar das finanças, o que reduz o tempo para estudar assuntos fiscais. No entanto, a sonegação de impostos é crime e pode gerar retrabalhos, juros e multas, como comentamos em outro artigo.

Para ajudar você a evitar problemas como esses, publicamos este artigo. Acompanhe a leitura e saiba o que é uma nota fiscal, em que situações deve ser emitida e quais são os tipos mais comuns.

O que é uma nota fiscal?

Notas fiscais são documentos com valor jurídico que registram as operações de movimentação, compra ou venda de produtos ou serviços. O objetivo da sua emissão é facilitar o recolhimento de tributos para governo e a fiscalização pelas autoridades, de modo que a empresa se mantenha na legalidade.

O documento contém informações sobre a transação realizada e o valor total envolvido. Antigamente, era mais escrito em talões de papel, mas isso vem mudando com as notas fiscais eletrônicas.

A emissão desse documento digital é muito mais simples, prático e eficiente. A empresa insere os dados no site da Secretaria da Fazenda do estado ou do município e a nota fiscal é compartilhada com clientes, autoridades e parceiros comerciais.

O processo pode ser ainda mais fácil com a utilização de um ERP (Enterprise Resource Planning). Esses sistemas gerenciais automatizam a emissão de notas fiscais, com uma interface simples, intuitiva e, em alguns casos, bastante acessível!

Para conhecer mais sobre essa solução e os benefícios que oferecem, leia o artigo ‘Software de Gestão: O que é e como escolher‘.

Quando é necessário emitir notas fiscais?

A emissão do documento é, basicamente, exigida de qualquer empresa que comercializa produtos ou serviços no Brasil. Isso significa que, independentemente do porte e regime tributário — notas fiscais são obrigatórias!

No entanto, podem haver exceções, como é o caso de microempreendedores individuais (MEIs), que não estão obrigados a emitir o documento caso o consumidor seja uma Pessoa Física, a não ser que ele ou ela solicite o documento. Se a venda for realizada para uma Pessoa Jurídica, é preciso emitir a nota fiscal normalmente.

Além dos MEIs, podem haver outras exceções legais, permitidas pelas autoridades de uma região. Nesses casos, é indicado procurar a Receita Federal, a Secretaria da Fazenda do estado ou do município e, mais uma vez, um contador profissional.

Quais são os tipos de nota fiscal existentes?

Se você já atua com gestão há algum tempo, provavelmente já leu muitas nomenclaturas e siglas relacionadas a documentos fiscais — o que, mais uma vez, nos ajuda a entender por que é importante ter assessoria de um contador.

Existem mais de 10 diferentes notas fiscais, que variam de acordo com o fato gerador, isto é, o motivo que dá origem à incidência de tributos.

As principais notas fiscais são a NF-e (Nota Fiscal Eletrônica), NFS-e (Nota Fiscal de Serviço Eletrônica) e NFC-e (Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica).

Entender cada um desses documentos e em que momentos suas emissões são necessárias, ajuda a esclarecer o que é o fato gerador e por que existem tantas notas fiscais, uma para cada situação.

A NF-e é uma das mais comuns, por se tratar de uma nota de mercadoria. Ao fabricar, vender ou enviar um produto para o consumidor, a empresa deve emitir o documento para a Secretaria da Fazenda do estado.

Portanto, o documento está relacionado à cobrança do IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados) e do ICMS (Imposto sobre Operações relativas à Circulação de Mercadorias e Prestação de Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicação).

É essa a nota que você deve emitir ao vender produtos em um e-commerce, por exemplo, e que, como consumidor, recebe ao comprar produtos na internet. Além do arquivo principal, deve ser emitida, ainda, uma DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), um PDF que representa uma versão gráfica e simplificada do documento com dados do emitente e do destinatário, detalhamento dos produtos ou serviços e outras informações importantes.

No entanto, se a sua empresa presta serviços e contribui para o município por meio do ISS (Imposto sobre Serviço), você deve emitir uma NFS-e, que também identifica os serviços realizados.

A NFC-e, também conhecida como Cupom Fiscal Eletrônico, por sua vez, é emitida no varejo na venda de produtos ao consumidor final, mas não inclui nenhum dado de identificação do comprador. É o documento que as pessoas recebem ao realizar uma compra no supermercado.

Essas são, como adiantamos, algumas das principais notas fiscais que existem no Brasil. Outros documentos são utilizados em situações específicas.

Algumas empresa, por exemplo, podem precisar emitir uma NFA-e (Nota Fiscal Avulsa Eletrônica). Isso ocorre quando a companhia não está obrigada a emitir o documento ou não realiza vendas com frequência — o que pode ser o caso para muitos microempreendedores individuais).

A Nota Fiscal de Devolução, por sua vez, serve para anular operações e impostos de compra ou venda anterior e a Nota Fiscal de Remessa, para registrar a movimentação de mercadorias sem intenção comercial, como o envio de amostra grátis e de produtos para exposição em feiras.

As transportadoras, no entanto, têm que emitir o CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico), documento que identifica os produtos transportados em cada veículo da empresa.

Esperamos que após ler este conteúdo, você consiga responder rapidinho o que é uma nota fiscal e por que é uma obrigação emiti-la. Se você conseguir identificar alguns dos documentos existentes no Brasil, é um bônus! O documento registra todas as operações de movimentação, compra e venda de uma empresa e deve ser emitido de acordo com o fato gerador. Lembre-se de que a legislação tributária é complexa e que um contador, assim como um sistema gerencial, pode facilitar o processo de emissão e evitar erros no pagamento de impostos.
Se você tem mais dúvidas sobre assuntos fiscais no mundo empresarial, sugerimos a leitura do artigo neste link!

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