Houve um tempo em que a gestão de compras era vista como dispensável. Atualmente, ela representa uma ferramenta estratégica que promove, entre outras coisas, a redução de custos para as empresas.
Hoje, já sabemos que a gestão de compras da loja é fundamental para manter um negócio bem abastecido e, consequentemente, vender mais! Mas, dos pedidos de compra ao gerenciamento de estoque, é preciso adotar alguns processos para manter uma loja de varejo com todos os produtos necessários.
Para ter um bom fluxo financeiro, os varejistas precisam comprar o estoque de mercadorias de forma tranquila e organizada. Por isso, a gestão de compras é essencial para manter seu estoque e despesas sob controle.
Como você tem feito a gestão de compras da sua loja? No blog de hoje, reunimos algumas práticas que você pode seguir para fazer uma gestão eficiente em seu negócio.
Leia até o final e saiba mais sobre o assunto!
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O que é Gestão de Compras?
Antes de tudo, vamos explicar o que é, de fato, a gestão de compras.
De uma forma simplificada, a gestão de compras da loja é todo o processo de compra de estoque e produtos de fornecedores externos.
Essa gestão engloba o levantamento, recebimento, revisão e aprovação dos pedidos de compra, podendo incluir também o relacionamento com o fornecedor.
Ainda, a partir de uma boa gestão de compras da loja, os varejistas podem reduzir gastos excessivos e comprar com mais eficiência.
A parte de relacionamento da gestão de compras é um aspecto bem importante do processo. Embora cada etapa do processo seja importante, se você não tiver uma boa relação com os seus fornecedores, com certeza terá problemas no futuro. Saiba que quanto melhor o relacionamento entre a empresa e o fornecedor, mais tranquila será a compra e todas outras transações comerciais.
Uma boa dica inicial é que você olhe para a gestão de compras da sua loja como algo maior do que apenas uma etapa de compra de produtos ou serviços. E, para que todo esse processo seja certeiro, tire um tempo para analisar todas as etapas que esse processo envolver, sendo elas:
Pesquisa de materiais e empresas fornecedoras;
- Garantia de entrega no prazo;
- Certificação da qualidade do produto;
- Gerenciamento de estoque;
- Contabilidade exata.
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Por que a gestão de compras da loja é importante
Simplificando, a forma como você gerencia as compras determina se sua empresa terá sucesso ou não.
Ao longo do processo de gestão de compras, é estabelecido o custo das mercadorias vendidas. Isso determinará a lucratividade, a estrutura de preços, a posição da marca e tantos outros componentes-chave do negócio.
Um processo de gestão de compras da loja bem-sucedido não resultará apenas em produtos para vender, mas em uma compreensão clara dos custos.
E quais são os benefícios da Gestão de Compras?
Você deve saber que o faturamento é o resultado final do seu negócio, e não prestar atenção na etapa de gestão de compras da loja afetará negativamente o seu resultado final.
Além disso, saiba que uma boa gestão de compras tem a capacidade de fazer com que seus lucros sejam sempre maiores do que seus gastos.
Confira a seguir alguns benefícios diretos de uma boa gestão de compras da loja:
- Custos mais baixos: os custos mais baixos são o maior benefício que uma empresa pode obter com uma boa gestão de compras da loja. Isso inclui administrar seu departamento de compras com mais eficiência, obtendo assim os melhores preços e condições.
- Risco reduzido: a gestão de compras pode reduzir o risco e manter sua cadeia de suprimentos segura. Aderindo a uma gestão de compras eficiente, o departamento de compras também pode identificar quais são os produtos de maior saída e garantir que o seu estoque esteja sempre bem abastecido.
- Tecnologia como aliada: a tecnologia pode agregar ainda mais a sua gestão de compras se você usar um software que seja capaz de identificar os problemas da cadeia de suprimentos e aumentar a eficiência da sua performance.
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- Gestão da cadeia de suprimentos: a cadeia de suprimentos é o fluxo de bens e serviços do seu negócio. Fazer um gerenciamento da cadeia de suprimentos ajuda as empresas a otimizar todas suas atividades e a oferecer aos clientes o máximo que conseguem, tendo assim uma boa vantagem competitiva no mercado.
- Bom gerenciamento de estoque: Gerenciamento de estoque é todo processo que controla e supervisiona as compras de uma empresa. No Cake ERP, o gerenciamento de compras é integrado com a gestão de suas compras e vendas, assim você tem precisão no controle de todo o seu estoque. Isso leva a uma maior eficiência e menores custos.
- Otimização da Gestão Financeira: Para melhores resultados, a sua gestão de compras precisa estar conectada com a gestão financeira. No Cake ERP, a gestão financeira concentra todas as operações do seu negócio em um único lugar. Por ser on-line, permite a você acompanhamento em tempo real de todas as movimentações financeiras do seu negócio.
Agora que você já sabe quais são alguns dos benefícios de uma boa gestão de compras da loja, vamos lhe ensinar a como fazer uma compra. Confira a seguir como é feito esse processo.
Passo a passo do processo de compra
1º – Solicitação de requisição
Nesta etapa, as seguintes informações devem ser indicadas:
- Quais são os produtos;
- Quantidade;
- Data de entrega;
- Quem faz a requisição de compra;
- Informações adicionais, como recomendações de fornecedores ou informações sobre a última compra feita para este produto.
2º – Análise de fornecedores
Você deve analisar os fornecedores disponíveis para contatá-los e solicitar cotações de cada um deles. Além disso, serão solicitados descontos e prazos de entrega.
3º – Análise de cotação
Uma vez recebidas as ofertas dos diferentes fornecedores, estuda-se e considera-se o custo-benefício, ou seja, o preço e a qualidade dos produtos.
4º – Ordem de compra
Depois que o fornecedor for escolhido, será enviado o pedido de compra e especificado o preço unitário, qualidade, condições de pagamento, data de entrega, número do pedido com as assinaturas dos responsáveis.
5º – Acompanhamento de pedidos
Você e sua equipe precisam verificar se o pedido está sendo transportado conforme estabelecido no contrato.
6º – Recepção do pedido
Quando o pedido é recebido, a quantidade e a qualidade devem ser verificadas de imediato.
7º – Registro do pedido
Após a verificação do pedido, ele é estabelecido no sistema de registro da empresa como concluído.
8º – Requisição de compra
Documento solicitando a aquisição de um produto ou serviço interno à empresa. Este documento é enviado ao gerente e este o aprova ou descarta.
9º – Reduza custos
Além de melhorar a eficiência na gestão de compras da loja e, portanto, eliminar custos, também é possível economizar nas despesas da empresa com algumas práticas, como:
- Comprar em grandes quantidades: produtos com maior demanda podem ser adquiridos em maiores quantidades para que seja possível negociar melhores preços;
- Ter mais de um fornecedor: apesar ser interessante escolher apenas um fornecedor, é melhor ter sempre mais de uma opção para evitar situações inesperadas;
- Avalie o mercado: analisar seu mercado e buscar outras mercadorias que possam substituir as que sua empresa já trabalha pode ser uma boa forma de reduzir custos;
- Analise seu estoque: medir sua demanda corretamente e gerenciar seu estoque é essencial. Desta forma, é possível obter melhores preços e manter um estoque de segurança, garantindo o melhor atendimento e economia nos custos de armazenagem.
Esse passo a passo é essencial para ser feito no momento da compra. Fique conosco para saber quais práticas você deve se atentar para uma boa gestão de compras da loja.
Práticas recomendadas para otimizar a Gestão de Compras
Existem diferentes abordagens que os varejistas podem adotar para fazer a gestão de compras da loja. Aqui estão algumas dicas para você conseguir uma gestão de compras eficiente.
- Tenha diretrizes de compra claras
Comece com uma compreensão clara de seus objetivos de compra. Então, faça uma análise inicial para criar um roteiro sólido do que precisa ser realizado e os principais indicadores de desempenho que devem ser atendidos.
Estabelecer políticas e processos de compra é essencial para quando a sua equipe compra em seu nome. As diretrizes garantem um processo de compra consistente e de qualidade e economizam tempo e esforço de sua equipe.
Suas diretrizes de compras podem incluir tópicos como seleção de fornecedores, exemplos de cenários de compra, nível de estoque, lucratividade necessária ou prazos de entrega do produto.
- Construa um banco de dados de fornecedores
Os varejistas devem manter registros de todos os fornecedores dos quais já compraram. Nesse sentido, seu banco de dados deve incluir pelo menos os detalhes de contato do fornecedor e as condições de pagamento que ele oferece.
Ter registros de fornecedores acessíveis tornarão mais fácil para que todos em sua empresa consigam escolher qual é o melhor fornecedor para a sua demanda.
- Tenha um processo de aprovação dos pedidos de compra
A implementação de um processo de aprovação de pedidos de compra evita má gestão financeira e de estoque. Esse processo garante que você não tenha pedidos duplicados e estoque extra desnecessário.
- Estude as tendências da demanda
Entenda quando aumentar ou diminuir os pedidos dos fornecedores em determinados pontos do ano, dependendo da demanda do consumidor. Essa demanda pode mudar com base na estação, feriados iminentes, turbulência econômica ou tendências de mercado.
- Vá além da contagem cíclica
Muitos varejistas recorrem à contagem cíclica para garantir um fluxo de estoque lucrativo e registrar a precisão. Basicamente, a contagem cíclica significa contar uma parte do seu inventário em vez de fazer um inventário de todos os seus itens de uma só vez. A contagem cíclica é apenas uma ferramenta. Na verdade, pode funcionar contra você se sua contagem de ciclos for feita com pouca frequência e de maneira isolada, sem levar em conta as tendências de dados relacionadas.
- Mantenha em dia a documentação de suas compras
Os varejistas devem manter todos os documentos relacionados aos pedidos de compra para auditorias posteriores.
Uma boa dica é que você mantenha os documentos relacionados a uma compra juntos, para que seja possível ter o histórico de compra completo. Auditorias de controle de qualidade também ajudam a garantir que todos os detalhes do pedido estejam corretos e atualizados.
- Centralize suas compras com software
Uma das melhores maneiras de melhorar a gestão de compras da loja é investir em uma solução de varejo que o ajude a gerenciar todas as atividades de compras em um só lugar .
Um bom software de pedido de compra oferece à sua equipe acesso fácil a todas as informações da compra. A solução também atualizará o status dos pedidos de compra em tempo real em todo o seu sistema, reduzindo o trabalho manual e os erros.
Ao conectar suas compras às operações de estoque e finanças, você terá uma visão completa do seu produto e dos seus gastos .
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Acertando nas compras!
Como você provavelmente já deve ter percebido, a gestão de compras da loja de varejo é um processo muito importante. Os varejistas precisam monitorar constantemente o desempenho de seus esforços e fazer ajustes sempre que necessário.
Com as estratégias certas, as pessoas certas e as ferramentas certas à sua disposição, você pode obter tudo o que precisa da maneira mais tranquila possível.
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