Você já se perguntou sobre a importância de manter um almoxarifado bem organizado? Pequenas ou grandes empresas, muitas vezes, compartilham dos mesmos problemas. Dentre os assuntos mais comuns,estão listados os processos organizacionais.
Assim como as metodologias e ferramentas de trabalho são essenciais para uma boa organização, os insumos que possibilitam o funcionamento das empresas também devem receber a atenção necessária.
Por isso, hoje iremos falar sobre a utilidade e importância na hora de organizar um almoxarifado na sua empresa.
Para que serve um almoxarifado?
O almoxarifado é um local onde devem estar armazenados materiais ou produtos que são recebidos ou enviados. Seu principal papel é de suprir as necessidades de demandas operacionais de cada setor da empresa.
Para algumas empresas, o almoxarifado funciona como um tipo de unidade administrativa, que tem como principais funções receber, cadastrar, armazenar e contabilizar a saída ou baixa dos bens de consumo.
Um almoxarifado pode receber grande parte dos investimentos de uma empresa. Porém, como não gera lucros diretos para o negócio, acaba algumas vezes não recebendo a atenção e gestão devida.
Muitas vezes, o almoxarifado não é parte visível da empresa ou não está localizado junto das demais áreas operacionais. Isso também contribui para que seu processo organizacional não seja visto sempre como prioridade.
Principais funções do almoxarifado
O setor de almoxarifado pode executar diversas tarefas essenciais para organização operacional de uma empresa. Algumas delas são:
- Organizar o estoque de materiais existentes, mantendo um registro atualizado;
- Gerar demanda e solicitar a aquisição de novos materiais de consumo para que haja reposição de estoque;
- Armazenar e registrar todos os materiais em estoque;
- Controlar a quantidade dos materiais estocados, registrando entradas e saídas;
- Garantir que os materiais estocados sejam mantidos em condições adequadas, garantindo sua qualidade;
- Receber os materiais solicitados e conferir informações necessárias;
- Registrar as notas fiscais recebidas no sistema;
- Elaborar estatísticas de consumo e custo para previsionar compras;
- Organizar calendário para demandas de fretes e transportes em datas propícias;
Devido ao número de tarefas, que devem ser executadas com bastante responsabilidade e atenção, manter o almoxarifado bem organizado é de suma importância para a organização de uma empresa de sucesso.
Como organizar o almoxarifado de uma empresa?
Algumas dicas podem ajudar na hora de organizar melhor o almoxarifado de uma empresa. Assim, é possível facilitar todos os processos que dependem deste setor, evitando retrabalhos ou erros.
Escolha um bom local
É muito importante saber o que será preciso guardar no almoxarifado da sua empresa. Uma dica, antes de procurar por um espaço, é reunir os setores comercial e de logística e entender bem todas as demandas de compra e venda de produtos.
Algumas empresas podem pecar por alocar espaços muito pequenos e acabam precisando estocar materiais em outros lugares da empresa, amontoando-as, certas vezes, em locais pouco favoráveis aos trabalhadores.
Outro problema pode ser a carga e descarga de materiais no espaço. É bom certificar-se que é possível fazer o recebimento e envio de produtos com facilidade. Essa é uma questão importante ao pensar na locação de um espaço que possua fácil acessibilidade à todos.
Otimização de espaço
Após escolher o local ideal para alocar o almoxarifado de uma empresa, pode fazer sentido estruturar um projeto de organização e utilização do espaço.
É possível, através deste processo, facilitar muito a vida e o trabalho do almoxarife, permitindo que o mesmo execute suas tarefas com mais rapidez e segurança.
Para otimizar o espaço, podemos pensar em diversas estratégias de organização. Desde a estrutura de mobília do local, até a categorização dos itens disponíveis.
Identificar e categorizar os itens
Como citado anteriormente, a armazenagem dos produtos pode ser categorizada da forma que for mais conveniente à empresa.
Alguns tipos mais comuns de categorização são:
- Tipos de produtos;
- Peso;
- Volume;
- Forma;
- Fragilidade;
- Intoxicação;
- Inflamabilidade;
- Produtos de alta ou baixa rotatividade;
- Data;
- Entre outros.
O importante, é sempre ter em mente qual a forma mais fácil para que os funcionários possam localizar os itens com facilidade e rapidez, evitando também, problemas com a contagem de estoque ou itens perdidos no meio de uma desorganização, por exemplo.
Controle de entrada e saída de materiais
Ao “arrumar a casa”, fica muito mais fácil organizar o controle de entrada e saída de materiais no almoxarifado. É muito importante que tudo seja registrado com atenção.
Um trabalho quase rotineiro de identificação e contagem dos itens é parte essencial deste processo. Assim, o almoxarife consegue trabalhar com maior previsibilidade, estando sempre preparado para fazer novos pedidos de materiais quando necessário e também garantindo o alinhamento correto do processo de produção da empresa.
Adotar rotinas e processos
O controle e reposição dos itens de um almoxarifado, pode ser tornar uma tarefa complicada quando as empresas não possuem processos corretos de organização.
Adotar rotinas de trabalho e organizar processos, pode ser um dos principais fatores para que o almoxarifado de uma empresa funcione corretamente. Assim, é possível evitar problemas comuns de desorganização, falha no controle de estoque ou no registro de itens e notas fiscais, que são de suma importância e devem ser feitos com muita atenção.
Utilizar sistema operacional automatizado
Ao citar a importância da atenção e organização do controle de estoque, registro de itens e arquivamento de notas fiscais, logo pensamos na quantidade de trabalho que precisa ser realizada pelos almoxarifes.
Por isso, hoje em dia, as empresas podem e devem contar com o apoio de ferramentas digitais para tornar os processos mais ágeis e menos complicados, tornando todo o fluxo de trabalho mais eficaz.
Não esqueça de qualificar a equipe
Com tudo o que você já aprendeu sobre a organização de um almoxarifado, já deve ter imaginado que todos os fatores citados acima contribuem para que sua empresa não possua tantas dificuldades futuras.
Porém, de nada adianta que todos estes itens sejam corretamente executados, sem que toda a equipe e setores necessários da empresa, sejam devidamente treinados e capacitados à entenderem o processo como um todo.
Não basta apenas contar com um almoxarife experiente, mas também treinar as demais áreas da empresa que tenham algum tipo de relação com este setor, pois isso, garante que processos e demandas sejam corretamente executados, fazendo com que tudo funcione da melhor forma possível para todos.
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