Toda circulação de bens ou mercadorias precisa ser acompanhada de um documento fiscal. Em muitos casos, esse documento é a nota fiscal de remessa. Entre outras coisas, ela identifica o tipo de operação, além do destino, da quantidade e a descrição dos produtos.
Quem atua no setor do varejo, cedo ou tarde precisará lidar com esse tipo de transação. Por isso, é muito importante entender todas as suas particularidades. Veja a seguir tudo o que você precisa saber sobre esse tema!
O que é uma nota fiscal de remessa?
Também conhecido como nota fiscal de transporte, esse é um documento simplificado para o controle da movimentação. Ele acompanha um produto que precisa ser transportado fora das instalações de uma empresa.
Obviamente, essa nota não é utilizada em todas as transações. Se a circulação do bem ou produto se dá por conta de venda ou devolução, por exemplo, ela será feita com nota fiscal específica para cada uma dessas transações.
Resumindo, trata-se de um documento que deve acompanhar um bem ou produto que será transportado sem que tenha havido uma transação comercial.
Quando é preciso emitir uma nota de remessa?
Em diversas transações do dia a dia empresarial será necessário emitir esse documento. Confira alguns exemplos:
- Envio para conserto;
- Transferência de unidade;
- Envio de brindes ou doações;
- Envio de produtos para uso consignado;
- Envio de produto para teste ou demonstração;
- Envio de produtos para utilização em feiras ou exposições;
Além dessas, ainda existem diversos outros momentos em que será necessário emitir uma nota fiscal de remessa. A dica é se atentar se a necessidade de locomoção do bem ou produto decorre ou não de uma transação comercial.
Por que é preciso emitir nota fiscal de remessa?
Toda movimentação e transporte de produtos e bens precisa ter origem comprovada. É uma forma de garantir que o que está sendo transportado não é fruto de ações criminosas, como furto ou roubo.
Em caso de uma fiscalização, é imprescindível que objeto transportado seja suportado por uma documentação. Dessa forma, a empresa fica livre de possíveis apreensões ou multas.
Há tributação na nota fiscal de remessa?
Depende. Como se trata de uma transação comercial, geralmente não há incidência de tributos. Ainda assim, alguns impostos podem ser aplicáveis, especialmente dependendo da natureza da operação ou local onde ela acontece. Isto porque cada estado tem sua legislação tributária específica para suspensão ou não do ICMS, e algumas condições especiais a depender do tipo de transação.
Por isso, entender exatamente a finalidade da remessa é muito importante para que você escolha o CFOP adequado e, assim, evitar o pagamento de tributos desnecessários.
Para você ter uma ideia, no Estado de São Paulo, para contar com o benefício da suspensão ou isenção do ICMS, a empresa precisa obedecer os prazos determinados pela legislação para efetuar o retorno do bem ou produto.
Ou seja, para que não seja destacado o imposto na nota, o produto precisa sair e voltar para empresa em um intervalo de tempo. É o que acontece nos casos de remessa para demonstração ou industrialização, por exemplo.
Quando a nota fiscal de remessa deve ser emitida?
Ela deve ser gerada sempre que surgir a necessidade de transportar um bem. Vale lembrar que, como destacamos anteriormente, algumas operações contam com um prazo de retorno para que não haja incidência de tributos. Por isso, é recomendável que a nota fiscal de remessa seja emitida o mais próximo do momento de movimentação do item.
Vale lembrar que, em muitas transações, é necessário gerar uma nota fiscal de saída e uma nota fiscal de entrada.
Por exemplo, suponha que você enviou produtos para serem testados pelo cliente, com opção de devolução. Essa transação não caracteriza uma venda ainda, por isso, para que os itens sejam transportados, é necessário a emissão de uma nota fiscal de remessa.
Caso o cliente decida adquirir os produtos, depois será necessária a emissão de uma nota fiscal de venda. Caso contrário, os itens deverão retornar à empresa. Para isso, ela deverá emitir uma nota de retorno de mercadoria, visto que seu cliente não pode emitir uma nota de remessa de bens que não lhe pertence.
O que deve ser informado em uma nota fiscal de remessa?
Esse tipo de documento deve ser emitido no mesmo sistema utilizado para notas fiscais de venda.
Embora seja mais simples, esse tipo de nota conta com diversos campos de preenchimento obrigatório, tais como a natureza da operação, os dados do cliente (ou recebedor), descrição e quantidade dos produtos, tributos aplicáveis e informações de frete.
Os dados que devem constar na sua nota fiscal de remessa são:
- CFOP: Este é um código numérico, utilizado para identificar o tipo de circulação do produto ou de prestação do serviço de transporte;
- Natureza da operação: informação do subtipo da remessa, conforme finalidade do transporte (conserto, brinde, doação, industrialização, etc).
- ICMS: O ICMS é o imposto incidente sobre a circulação de mercadoria. Dependendo da natureza da operação e do Estado onde a empresa está registrada, ele poderá ou não ser aplicado.
- IPI: Este é o imposto sobre produtos industrializados para empresas contribuintes (importadores ou indústrias e afins). O IPI também pode ser suspenso dependendo da natureza da operação.
- PIS: Deve ser informado como CST 08, que indica operação sem incidência da contribuição.
- COFINS: Igualmente como o PIS, o CST informado deverá ser o 08, pois também não há incidência da contribuição.
- Situação Tributária (CSOSN/CST): O código da situação tributária ou código da situação da operação do simples nacional deverá ser informado.
- Origem do Produto: Na origem da mercadoria você informa o código que identifica se é um produto nacional ou importado, por exemplo.
- Informações do Produto: Você deverá informar o produto que será transportado, a quantidade e o valor unitário.
- NCM: O NCM é o código que identifica a nomenclatura comum utilizada no Mercosul. O código possui 8 dígitos e está, também, relacionado com a origem da mercadoria.
- Dados do Cliente/Fornecedor: Como em qualquer nota, você deve informar os dados do cliente ou fornecedor, como nome, CNPJ e endereço.
- Informações complementares: Caso seja uma nota fiscal de remessa de um produto que já tenha sido vendido (por exemplo, uma nota fiscal de conserto), você pode preencher a nota de remessa com o número da nota fiscal anterior.
Como controlar a emissão de nota fiscal de remessa?
Como você pode perceber, a nota fiscal de remessa é um documento importante que oferece garantias e segurança da procedência de uma mercadoria em situações de movimentação. Embora na maioria dos casos haja suspensão ou isenção de tributos, as empresas podem sofrer punições caso não procedam de forma correta.
Além disso, é necessário acompanhar frequentemente os prazos de retorno das mercadorias, para que a empresa não venha a pagar impostos desnecessários.
Por isso, é recomendável contar com um sistema de gestão e emissão de notas fiscais que facilite e agilize o processo de preenchimento deste tipo de documentação. Ademais, todas essas ações devem ser refletidas em seu sistema de gerenciamento, tanto de estoque, quanto contábil, para que você tenha a representação fiel do seu estoque físico.