Para quem tem uma empresa, poucas coisas dão mais satisfação do que ver o caixa engordando. Entretanto, mesmo que a organização esteja indo “de vento em popa”, lucrando e crescendo, isso não quer dizer que um bom controle de contas a receber seja algo supérfluo.
O fato é que um controle de contas a receber eficiente é, na verdade, uma das bases para a saúde financeira de um estabelecimento.
Ainda assim, é incrível o número de empresas que não prestam a devida atenção a esse elemento tão fundamental da gestão financeira de um negócio.
Confira nossas dicas a seguir e não caia nessa armadilha!
Por quê ter um bom controle de contas a receber é essencial?
Primeiro, uma explicação rápida: se as contas a pagar são os compromissos financeiros que sua empresa assume com fornecedores, as contas a receber são os compromissos que os clientes firmaram com sua empresa. Estamos falando de pagamentos parcelados, repasses de cartão de crédito e débito e outros tipos de valores com prazo de recebimento.
Segundo dados do SPC Brasil, quase 80% dos consumidores brasileiros costumam parcelar suas compras, o que torna o desafio dos varejistas brasileiros algo bem diferente dos principais mercados internacionais, onde o pagamento à vista ainda é a regra. Com isso, o desafio de organizar os recebimentos se torna ainda mais urgente.
Ter um sistema controlado para estas entradas é fundamental para organizar o calendário financeiro da empresa, mês a mês.
Em outro texto já comentamos como um fluxo de caixa inteligente consiste em equilibrar as entradas e saídas de dinheiro, evitando possíveis rombos nas contas da companhia.
Ah, e já falamos que registrar corretamente as datas de recebimento não são necessariamente uma garantia que sua empresa vai receber.
Afinal, lidar com inadimplências e atrasos nos pagamentos, fazer cobranças e mitigar o impacto destes imprevistos, também é uma preocupação do contas a receber.
Controlar as contas a receber forma a base que vai ajudar a sua empresa a ter sempre o dinheiro necessário para honrar os compromissos a pagar, evitando que a empresa fique um dia sequer no vermelho – ou pior, tenha que pegar empréstimos para fazer novos investimentos ou arcar com despesas urgentes.
6 dicas para ter um ótimo controle de contas a receber
Algumas medidas proativas são um ótimo ponto de partida para otimizar sua operação de contas a receber.
Com um controle de contas a receber organizado, aliado à utilização de soluções tecnológicas que tornam este processo mais ágil, sua empresa dificilmente terá problemas de caixa, recebendo valores em dia e garantindo a sua saúde financeira.
Aqui vão algumas dicas de como sua empresa pode sair na frente.
1. Processos e organização
Seu negócio pode ter a melhor solução de TI para organizar as finanças, mas sem os processos adequados e organização nos lançamentos, isso pouco vai adiantar.
Um sistema otimizado de contas a pagar precisa ter o detalhamento de todas as informações importantes, como valores, datas e nomes de pagadores.
Com isso, sua empresa pode produzir relatórios e tomar as decisões adequadas, como a emissão de cobranças, de forma automatizada.
2. Envie lembretes de cobrança antecipadamente
Existem consumidores que não tem condições de fazer seus pagamentos na data de vencimento, mas não são raras as vezes que clientes esquecem de efetuar seus pagamentos, só lembrando deles depois de vários dias de atraso.
Uma boa forma de ajudar os clientes a lembrar e controlar suas contas é enviar lembretes com uns 10 dias de antecedência.
É uma boa – e simples – maneira de receber mais pagamentos na data certa.
3. Recompense os clientes que pagam em dia
Outra dica que pode facilitar o seu controle de contas a receber é simplesmente recompensar os consumidores mais assíduos no pagamento.
Oferecer descontos e vantagens para quem paga em dia já é uma prática recorrente de muitos varejistas que oferecem parcelamento nas suas compras.
Com o uso de sistemas inteligentes de gestão, é possível criar mecanismos automatizados para dar descontos a clientes que pagam seus carnês em dia, por exemplo.
Isso ajuda a criar, junto a seus clientes, o hábito de pagar antecipadamente ou em dia.
Além disso, não é nada mal contar com um dinheiro na conta, antes mesmo do esperado.
4. Atenção ao histórico dos clientes
Dar crédito aos clientes é uma boa maneira de fazer o seu negócio girar. Entretanto, é importante analisar os dados para evitar que clientes inadimplentes comprometam as suas contas.
Mantenha um histórico atualizado dos clientes e tenha um bom controle de crédito na hora de vender.
Informações de agências de proteção ao crédito como SPC e SERASA também podem ser de grande ajuda para analisar o perfil pagador de seus clientes.
5. Pode cobrar sim!
Cobrar clientes em atraso pode ser bastante chato, mas é parte do negócio, pois afinal de contas sua empresa precisa receber. Como já falamos anteriormente, enviar lembretes antecipados é uma boa maneira de garantir que os pagamentos cheguem em dia.
Caso isso não ocorra, tenha políticas bem estruturadas para fazer a cobrança. Se possível, use um sistema para automatizar este processo com cadências de email ou SMS.
As contas a receber são compromissos de seus clientes e você está no direito de cobrá-las.
Muitas empresas ficam “na base da planilha” para fazer este controle – o que pode até funcionar, mas não é nenhuma garantia de que os números vão bater no final do mês.
6. Simplifique sua gestão
Para quem entende mais de planilhas, funções mais avançadas até podem ser usadas, como gráficos e alertas de atraso de pagamentos, por exemplo. Entretanto, tudo ainda está ligado ao lançamento das informações, que na maioria dos casos ainda são feitos manualmente, o que pode ser um trabalho maçante e propenso a falhas.
Uma solução para evitar possíveis erros é utilizar um sistema de gestão integrada, capaz de controlar contas a pagar e receber de forma simples e conectada com outros setores da empresa, como o de vendas.
Automatizar o controle financeiro de sua organização não apenas pode trazer mais agilidade, mas é uma receita de sucesso para ter mais segurança para cuidar de seu dinheiro.
Para automatizar processos e tornar a operação de seu contas a receber mais ágil e inteligente, o Cake ERP é uma solução completa. Tenha o controle total das finanças de sua empresa. Você pode baixar o Cake ERP e experimentar por 30 dias para conferir todas as suas vantagens!
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