A saúde de qualquer empresa passa por uma gestão detalhada de suas finanças.
Cuidar das necessidades do negócio, assim como destinar recursos para os investimentos necessários para crescer e ser competitivas, passam pela preocupação dos gestores em cuidar de suas contas.
Grande parte das grandes empresas, aquelas que tem bem estruturadas as suas políticas financeiras, contam com suas finanças baseadas em centro de custos – os famosos CCs – que ajudam a identificar e detalhar melhor as movimentações financeiras de cada setor ou departamento da organização.
Sua empresa já trabalha com o modelo de centro de custos?
Você sabe o que é ou como funciona um?
Está interessado em estruturar um centro de custos para gerir melhor o dinheiro de sua companhia?
Então acompanhe este texto que vamos dizer tudo o que você precisa saber!
Mas afinal de contas, o que é um centro de custos?
Os centros de custos são formas pela qual a empresa reparte seus departamentos, identificando cada um deles com suas responsabilidades econômicas, financeiras e operacionais.
Esse modelo dá às empresas mais autonomia para controlar seus recursos, mas elas também têm o dever de prestar contas à gestão da organização, detalhando suas despesas e ganhos através de relatórios.
Praticamente, todo departamento de uma empresa pode ser um centro de custo, mas nem todo centro de custo é, necessariamente, um departamento da empresa.
Um CC pode ser também um projeto ou alguma divisão da empresa não relacionada às unidades operacionais do negócio.
No final das contas, estruturar um centro de custos ajuda a gestão da empresa a entender melhor suas finanças, ajudando a organizar as movimentações financeiras e os procedimentos do negócio quando se trata das finanças.
Os centros de custos podem ser de dois tipos:
Centro de custos produtivo
São aqueles que tem uma relação direta com a entrada de recursos da empresa – ou seja, são aqueles que rendem faturamento para o negócio.
Mesmo assim, eles podem ter suas diferenças: eles podem ser diretamente ligados com o produto-chefe da empresa, como os centros de custo das linhas de produção, por exemplo.
Por outro lado, setores como o de marketing, que atuam sobre o resultado final da empresa, que é gerar receita, também são considerados CCs produtivos.
Centros de custos não produtivo
Apesar de eles não terem influência direta no faturamento da empresa, eles também são importantes. Estes centros de custos geralmente são os de departamentos administrativos ou auxiliares.
Na maioria dos casos, eles podem até gerar prejuízo para a operação. Mas pera lá! Mesmo que eles de certa forma representem uma despesa, isso não quer dizer que estes CCs não são importantes para o negócio, representando departamentos que sustentam o funcionamento da empresa.
Sua empresa precisa de um centro de custos?
Entendido o que são os centros de custo, perguntamos para você: sua empresa já trabalha com CCs? Não? Bem, de repente ela possa ter grandes vantagens ao estruturar os centros de custos, já que ele pode beneficiar os processos e a gestão do negócio em diversos aspectos, das finanças até as metas da empresa.
Ao contrário do que muitos pensam, não são apenas as grandes empresas que precisam de CCs – as pequenas e médias também podem aproveitar o modelo e ter ganhos em sua operação.
Implementando este modelo desde cedo, fica mais fácil se preparar para o crescimento da companhia.
Quanto mais cedo os CCs estiverem organizados, mais preparada a empresa estará para quando ela ficar maior, controlando melhor como seus recursos são gastos.
Uma das principais vantagens dos centros de custo é que as diversas despesas operacionais passam a ser distribuídas de forma justa entre as divisões.
De acordo com as características de cada departamento, custos de uso de softwares, serviços contratados, entre outros gastos, podem ser compartilhados ou atribuídos somente aos setores que os utilizam.
Vamos pegar um exemplo simples:
Se os setores de comercial, SAC e marketing de uma empresa usam uma ferramenta de CRM para otimizar suas operações, esse valor pode ser dividido entre os três departamentos.
Esse custo pode ser dividido de forma igual, com cada setor pagando um terço do valor total do serviço, ou ele pode calculado pelo número de licenças que cada centro de custo utiliza.
Além de organizar as movimentações financeiras das empresas, estruturar um centro de custos é uma boa maneira de reduzir os gastos de uma empresa, mapeando cada despesa de acordo com cada setor, evitando inclusive gastar mais de uma vez com a mesma coisa.
Os setores mantêm sua autonomia, mas com mais responsabilidade nos gastos.
Como estruturar um centro de custos?
Começar a implementação de centros de custos em uma empresa é mais simples que parece:
Ela começa pelo mapeamento dos setores, identificando todas as divisões da organização, das que mais possuem despesas às que menos gastam.
Isso pode variar de negócio para negócio, mas alguns são comuns a todos, como: administrativo, compras, comercial, contabilidade, marketing, RH, TI.
O segundo passo é mapear e classificar os custos, para que todas as movimentações financeiras sejam registradas corretamente.
Para isso, é importante definir quais são os gastos recorrentes (custos operacionais) mensais, e aqueles que são feitos ocasionalmente (custos capitais).
Também é preciso diferenciar os custos que são internos – aqueles necessários para manter o funcionamento da empresa – e os que são externos, pagos à fornecedores e parceiros.
Com base nestes primeiros dados, começa a fase da análise, em que se deve observar se os custos estão batendo com as receitas de cada setor.
Assim, é possível ver se cada centro de custo precisa reduzir seus gastos ou se está desperdiçando dinheiro. O dinheiro economizado com este esforço, no médio e longo prazo, pode se tornar aquele capital que fará a diferença para reinvestir no negócio.
A análise e mensuração dos dados dos centros de custos também pode ser a base para otimizar os processos de cada setor, aumentando sua produtividade ou cobrando resultados quando necessário.
Para fazer essa gestão da melhor forma, é importante contar com uma solução confiável de gestão, capaz de reunir dados dos diferentes centros de custo em relatórios gerenciais detalhados e dar informações para a melhor tomada de decisão.
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